Nařízení GPSR očekává od výrobců, dovozců a těch, kteří s nimi jsou považováni za rovnocenné, aby uchovávali technickou dokumentaci a související podklady k produktu po dobu šesti let. Pokud tento spis chybí v okamžiku, kdy o něj dohledový orgán požádá, problém nespočívá v tom, že někde chybí zaškrtnutí, ale v tom, že v tomto okamžiku nemůžete prokázat, na čem byla vaše analýza rizik kdysi založena. Jedná se o jinou situaci než pouhé 'zatím jsme na to neměli čas'.
Co se v praxi stane, závisí na okolnostech. Při kontrole výběrem si dohledový orgán obvykle vyžádá přístup v určité lhůtě. Při stížnosti spotřebitele nebo hlášení prostřednictvím Safety Gate se požadavek na dokumentaci objeví rychleji. V obou případech se nejedná pouze o to, zda spis někdy existoval, ale zda jej lze v požadovaném okamžiku skutečně předložit.
Co přesně chybí, když spis není úplný
Nejde o jeden dokument, ale o řetězec podložení: analýzu rizik, technické specifikace, testovací zprávy nebo certifikáty, které jste si vyžádali u dodavatele, a korespondenci, která dokazuje, že jste tyto podklady skutečně posoudili. Pokud v tomto řetězci chybí část, nemohou dohledové orgány ověřit, zda bylo posouzení kdysi provedeno pečlivě – i když by produkt sám nikdy nevedl ke stížnostem. Nařízení zde nerozlišuje mezi 'měli jsme to, ale ztratili jsme to' a 'nikdy jsme to neměli'; v obou případech chybí důkaz v okamžiku, kdy je po něm požadováno.
Pro ty, kteří si nejsou jisti, zda se tato povinnost uchovávání vůbec na jejich podnik vztahuje, je rozlišení mezi výrobcem, dovozcem a čistým prodejcem rozhodující. Kdo pouze prodává dál bez vlastní značky nebo úprav, nese obvykle méně z této povinnosti dokumentace než ten, kdo uvádí produkt na trh pod vlastním jménem. může vidět v pěti otázkách, jakou roli hrajete, poskytuje první náhled na toto zdarma a bez nutnosti si hned zřizovat účet.
Co vidí dohledový orgán během kontroly
Dohledový orgán si během kontroly všímá logické souvislosti: odpovídá datum analýzy rizik datu uvedení produktu na trh, pochází dokumentace z pravé verze produktu a existuje logická linie mezi tím, co dodavatel dodal, a tím, co nakonec vstoupilo na trh. Chybějící podklady jsou patrné dříve než jednotlivé nedostatky v úplném spisu. To samo o sobě nic neříká o bezpečnosti produktu – to je jiná otázka než to, zda je dokumentace v pořádku – ale určuje to, jak se kontrola dále vyvíjí.
Také při stížnosti spotřebitele, která přijde prostřednictvím interního registru stížností, se může později ukázat, že podložení původního posouzení rizik není úplné. To ztěžuje prokázání v tomto okamžiku, které úvahy byly kdysi učiněny, právě v okamžiku, kdy je to nejpodstatnější.
Proč to obvykle selže spíše rozptýlením než neochotou
V praxi se spis zřídka stane neúplným vědomě. Dokumentace je rozptýlena v e-mailech, ve složce u nákupčího, na dodavatelském portálu, který po roce není dostupný, nebo u kolegy, který už v podniku nepracuje. Šest let je dlouhá doba pro soubory, které se nesepisují systematicky. znalostní banka s povinnostmi uchovávání pro jednotlivé situace popisuje pro každou kategorii produktů, které podklady jsou relevantní a jak dlouho je třeba uchovávat, abyste nemuseli sami za každý produkt rekonstruovat, co bylo kdysi vyžádáno.
Jak se tomu vyhnout bez toho, aniž byste z toho dělali celodenní práci
Podstatou není to, že musíte shromažďovat více dokumentů, ale že dokumenty, které již máte, lze na jednom místě najít, spojené se správným produktem a správným datem. Interní systém compliance, který pro každý článek zaznamenává, které podklady byly požadovány, kdy byla provedena analýza rizik a co ukazuje rejstřík stížností, zabraňuje tomu, aby jste při kontrole později museli podklady rekonstruovat. jak je toto zaznamenávání strukturováno u gpsria.eu ukazuje, odkud informace pocházejí a jak se pro každý produkt uchovávají.
To, zda je takový systém pro vaši firmu nutný, závisí na tom, kolik produktů nabízíte pod svým vlastním jménem nebo značkou a jak často se vaš sortiment mění. co obsahuje předplatné s dossierem a systémem compliance poskytuje o tom konkrétní představu, nezávisle na bezplatné kontrole rolí a povinností, která je přístupná všem.
Chcete-li nejdříve vědět, zda je tato povinnost uchování relevantní pro vaši situaci, než věnujete čas systému? Bezplatná rychlá kontrola vám dá první představu a znalostní báze popisuje základní pravidla pro každé téma bez toho, aby jste ihned potřebovali účet.