Uredba GPSR pričakuje od proizvajalcev, uvoznikov in tistih, ki so jim izenačeni, da tehnično dokumentacijo in povezane dokumente o izdelku hranijo šest let. Če ta dossier manjka v trenutku, ko ga nadzornik zahteva, problem ni v tem, da nekje manjka kljukica, ampak v tem, da v tem trenutku ne morete pokazati, na čem je tedaj temeljila vaša analiza tveganja. To je drugačna situacija kot preprosto »nimamo še časa«.
V praksi je odvisno od razloga. Pri naključnem pregledu nadzornik ponavadi zahteva vpogled v doloženem roku. Pri pritožbi potrošnika ali obvestilu prek Safety Gate je zahteva po dokumentaciji bolj nujna. V obeh primerih ne šteje samo to, ali je dossier kdaj obstajal, ampak ali ga je mogoče pokazati v zahtevanih trenutku.
Kaj točno manjka, če dossier ni popoln
Ne gre za en sam dokument, ampak za verigo dokazov: analizo tveganja, tehnične specifikacije, poročila o testiranju ali certifikate, ki ste jih zahtevali od dobavitelja, in korespondenco, ki dokazuje, da ste te dokumente dejansko ocenili. Če manjka del te verige, nadzornik ne more preveriti, ali je bila ocena tedaj skrbna — tudi če izdelek nikoli ni vodil do pritožb. Uredba pri tem ne razlikuje med »imeli smo ga, vendar smo ga izgubili« in »nikoli nismo imeli«; v obeh primerih manjka dokaz v trenutku, ko se zahteva.
Za tiste, ki dvomijo, ali je ta dolžnost hrambe sploh veljavna za njihovo podjetje, je razlikovanje med proizvajalcem, uvoznikom in čistim trgovcem odločilno. Kdor samo preprodaja brez lastne znamke ali prilagoditev, ima ponavadi manj te dokumentacijske dolžnosti kot tisti, ki izvoz izdelka pod lastnim imenom na tržišče. v petih vprašanjih ogleda svojo vlogo daje pri tem prvo nakazilo, brezplačno in brez da bi takoj rabili račun.
Kaj vidi nadzornik pri pregledu
Nadzornik pri pregledu gleda na koherenco: ali se datum analize tveganja ujema s datumom, ko je izdelek prišel na tržišče, ali je dokumentacija o pravi različici izdelka in ali je logična povezava med tem, kar je dobavitelj zagotovil, in tem, kar je bilo nazadnje dano na tržišče. Manjkajoči dokumenti pri tem bolj padejo v oči kot osamljene pomanjkljivosti v popolnem dossierjuju. To samo po sebi nič ne pove o varnosti izdelka — to je drugačno vprašanje kot to, ali je dokumentacija v redu — vendar pa določa, kako se pregled nadaljuje.
Tudi pri pritožbi potrošnika, ki pride prek notranjega registra pritožb, se lahko pozneje izkaže, da temelj prvotne ocene tveganja ni več popoln. To otežuje dokazovanje, katere premisleke so bile tedaj opravljene, ravno v trenutku, ko je to najbolj relevantno.
Zakaj to ponavadi ne uspe zaradi razmaknjenja, ne pa zaradi slabe volje
V praksi dossier redko postane nepopoln namenoma. Dokumentacija je razpršena med e-poštne sporočila, mapo pri nabavniku, dobaviteljski portal, ki ni več dostopen po letu dni, ali kolego, ki ne dela več v podjetju. Šest let je dolgo obdobje za datoteke, ki se ne beležijo sistematično. banko znanja s pogoji hrambe na situacijo opisuje za vsako kategorijo izdelka, kateri dokumenti so relevantni in kako dolgo jih je treba hraniti, da vam ni treba sami za vsak izdelek rekonstruirati, kaj je bilo kdaj zahtevano.
Kako to preprečite brez da bi to postalo vsakodnevna naloga
Jedro ni, da morate zbirati več dokumentov, temveč da so dokumenti, ki jih že imate, na enem mestu dostopni, povezani s pravim proizvodom in pravim datumom. Notranji sistem skladnosti, ki po artiklu evidentira, katere dokumente so bili zahtevani, kdaj je bila opravljena analiza tveganja in kaj kaže register pritožb, preprečuje, da bi morali med nadzorom naknadno rekonstruirati dokumente. kako je ta evidentiranje pri gpsria.eu strukturirano prikazuje, od kje izvirajo informacije in kako se te vodijo na izdelek.
Ali tak sistem za vaše podjetje potrebujete, je odvisno od tega, koliko proizvodov pod lastnim imenom ali blagovno znamko zastopate in kako pogosto se vaš asortiman spreminja. kaj vključuje naročnina s popisom in sistemom skladnosti daje konkreten prikaz, neodvisno od brezplačne ocene vloge in dolžnosti, ki je dostopna vsem.
Želite najprej vedeti, ali je ta obveza hranjenja dokumentov za vašo situacijo relevantna, preden vložite čas v sistem? Brezplačna hitro pregledovanje daje prvo napoved, in banka znanja opisuje temeljna pravila po temah brez, da bi takoj potrebovali račun.