Ο κανονισμός GPSR αναμένει από κατασκευαστές, εισαγωγείς και όσους θεωρούνται ισοδύναμοι να διατηρούν την τεχνική τεκμηρίωση και τα υποκείμενα έγγραφα για ένα προϊόν για ένα διάστημα έξι ετών. Εάν ο φάκελος λείπει τη στιγμή που ένας ελεγκτής το ζητά, το πρόβλημα δεν είναι ότι κάπου λείπει ένα σημάδι, αλλά ότι δεν μπορείτε να αποδείξετε εκείνη τη στιγμή σε τι βασιζόταν η ανάλυση κινδύνου σας τότε. Αυτή είναι διαφορετική κατάσταση από το απλώς 'δεν είχα ακόμα χρόνο'.
Το τι συμβαίνει στην πράξη εξαρτάται από τον λόγο. Κατά τη δειγματοληψία ελέγχου, ένας ελεγκτής συνήθως ζητά πρόσβαση σε ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Σε περίπτωση παραπόνου ενός καταναλωτή ή αναφοράς μέσω Safety Gate, το αίτημα για τεκμηρίωση εμφανίζεται πιο γρήγορα. Σε αμφότερες τις περιπτώσεις, δεν έχει σημασία μόνο αν ο φάκελος υπήρχε ποτέ, αλλά αν μπορεί να παρουσιαστεί πραγματικά τη στιγμή που ζητείται.
Τι ακριβώς λείπει αν ο φάκελος δεν είναι πλήρης
Δεν πρόκειται για ένα έγγραφο αλλά για μια αλυσίδα τεκμηρίωσης: την ανάλυση κινδύνου, τις τεχνικές προδιαγραφές, τις εκθέσεις δοκιμών ή τα πιστοποιητικά που ζητήσατε από τον προμηθευτή σας και την αλληλογραφία που αποδεικνύει ότι όντως αξιολογήσατε αυτά τα έγγραφα. Εάν λείπει μέρος αυτής της αλυσίδας, ένας ελεγκτής δεν μπορεί να ελέγξει αν η αξιολόγηση έγινε προσεκτικά εκείνη την εποχή — ακόμη κι αν το προϊόν ποτέ δεν προκάλεσε παράπονα. Ο κανονισμός δεν κάνει διάκριση μεταξύ 'το είχαμε αλλά το χάσαμε' και 'δεν το είχαμε ποτέ'· και στις δύο περιπτώσεις, το αποδεικτικό στοιχείο λείπει τη στιγμή που ζητείται.
Για όσους διστάζουν αν αυτή η υποχρέωση διατήρησης ισχύει καν για την επιχείρησή τους, η διάκριση μεταξύ κατασκευαστή, εισαγωγέα και καθαρού μεσάζοντα είναι καθοριστική. Όποιος απλώς μεσάζει χωρίς δικό του όνομα ή τροποποιήσεις συνήθως φέρει λιγότερη από αυτήν την υποχρέωση τεκμηρίωσης από όσους θέτουν ένα προϊόν στην αγορά με το δικό τους όνομα. σε πέντε ερωτήσεις ποιος ρόλος έχετε παρέχει μια πρώτη ένδειξη, δωρεάν και χωρίς να χρειάζεστε αμέσως ένα λογαριασμό.
Τι βλέπει ένας ελεγκτής κατά τον έλεγχο
Ένας ελεγκτής εξετάζει τη συνοχή κατά τον έλεγχο: η ημερομηνία της ανάλυσης κινδύνου ταιριάζει με την ημερομηνία που το προϊόν εμφανίστηκε στην αγορά, η τεκμηρίωση αναφέρεται στη σωστή έκδοση του προϊόντος και υπάρχει λογική σύνδεση μεταξύ αυτού που παρείχε ο προμηθευτής και αυτού που τελικά εμφανίστηκε στην αγορά. Τα έγγραφα που λείπουν εντοπίζονται πιο εύκολα από ότι μεμονωμένες ελλείψεις σε ένα πλήρη φάκελο. Αυτό δεν λέει τίποτα καθαυτό για την ασφάλεια του προϊόντος — αυτό είναι διαφορετικό ερώτημα από το αν η τεκμηρίωση είναι σωστή — αλλά καθορίζει πώς προχωρά περαιτέρω ένας έλεγχος.
Επίσης σε περίπτωση παραπόνου ενός καταναλωτή που λαμβάνεται μέσω του εσωτερικού μητρώου παραπόνων, μπορεί αργότερα να διαπιστωθεί ότι η τεκμηρίωση της αρχικής αξιολόγησης κινδύνου δεν είναι πλέον πλήρης. Αυτό καθιστά δυσκολότερο να αποδείξετε εκείνη τη στιγμή ποιες ήταν οι αpoφάσεις εκείνη την εποχή, ακριβώς τη στιγμή που είναι πιο σχετικό.
Γιατί αυτό συνήθως πολυπλοκοποιείται από τη διασπορά, όχι από την έλλειψη θέλησης
Στην πράξη, ένας φάκελος σπάνια καθίσταται ασυνήθιστα ημιτελής. Η τεκμηρίωση είναι διάσπαρτη σε e-mail, σε ένα φάκελο στο τμήμα προμηθειών, σε ένα πύλη προμηθευτή που δεν είναι πλέον προσβάσιμη μετά από ένα χρόνο ή σε έναν συνάδελφο που δεν εργάζεται πλέον στην εταιρεία. Έξι χρόνια είναι μεγάλο χρονικό διάστημα για αρχεία που δεν καταγράφονται συστηματικά. την τράπεζα γνώσης με τις υποχρεώσεις διατήρησης ανά κατάσταση περιγράφει ανά κατηγορία προϊόντος ποια έγγραφα είναι σχετικά και πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται, ώστε να μην χρειάζεται να ανακατασκευάσετε μόνοι σας ανά προϊόν τι ζητήθηκε ποτέ.
Πώς να το αποτρέψετε χωρίς να κάνετε δουλειά όλη τη μέρα
Το κύριο σημείο δεν είναι ότι πρέπει να συγκεντρώσετε περισσότερα έγγραφα, αλλά ότι τα έγγραφα που έχετε ήδη μπορείτε να τα βρείτε σε ένα μέρος, συνδεδεμένα με το σωστό προϊόν και τη σωστή ημερομηνία. Ένα εσωτερικό σύστημα συμμόρφωσης που καταγράφει ανά άρθρο ποια έγγραφα έχουν ζητηθεί, πότε έγινε η ανάλυση κινδύνου και τι δείχνει το μητρώο παραπόνων, αποτρέπει να χρειαστεί να ανακατασκευάσετε έγγραφα κατά την επιθεώρηση. πώς η καταγραφή αυτή είναι δομημένη στο gpsria.eu δείχνει από πού προέρχονται οι πληροφορίες και πώς διατηρούνται ανά προϊόν.
Το κατά πόσον ένα τέτοιο σύστημα είναι απαραίτητο για την επιχείρησή σας εξαρτάται από το πόσα προϊόντα πουλάτε με δικό σας όνομα ή επωνυμία και πόσο συχνά αλλάζει το δικό σας φάσμα προϊόντων. τι περιλαμβάνει η συνδρομή με το δοσιέ και το σύστημα συμμόρφωσης δίνει μια συγκεκριμένη εικόνα γι' αυτό, ξεχωριστά από τη δωρεάν έλεγχο ρόλου και υποχρεώσεων που είναι προσβάσιμος σε όλους.
Θέλετε πρώτα να μάθετε αν αυτή η υποχρέωση διατήρησης ισχύει για την κατάστασή σας προτού αφιερώσετε χρόνο σε ένα σύστημα; Η δωρεάν γρήγορη ανάλυση δίνει μια πρώτη ένδειξη γι' αυτό, και η βάση γνώσης περιγράφει τους υποκείμενους κανόνες ανά θέμα χωρίς να χρειάζεστε λογαριασμό.