Le règlement GPSR exige des fabricants, des importateurs et de ceux qui leur sont assimilés qu'ils conservent la documentation technique et les documents sous-jacents relatifs à un produit pendant une période de six ans. Si ce dossier n'est pas disponible au moment où une autorité de surveillance le demande, le problème n'est pas qu'une case manque quelque part, mais que vous ne pouvez pas démontrer à ce moment-là sur quoi s'était fondée votre analyse des risques à l'époque. C'est une situation différente de simplement « n'avoir pas encore eu le temps ».
Ce qui se passe dans la pratique dépend de la raison de la demande. Lors d'un contrôle par sondage, une autorité de surveillance demande généralement l'accès dans un délai déterminé. En cas de plainte d'un consommateur ou de notification via Safety Gate, la demande de documentation se pose plus rapidement. Dans les deux cas, il ne s'agit pas seulement de savoir si le dossier a déjà existé, mais aussi s'il peut réellement être présenté au moment demandé.
Ce qui manque exactement si le dossier n'est pas complet
Il ne s'agit pas d'un seul document, mais d'une chaîne de justification : l'analyse des risques, les spécifications techniques, les rapports d'essai ou les certificats que vous avez demandés à votre fournisseur, et la correspondance qui prouve que vous avez réellement examiné ces documents. Si une partie de cette chaîne manque, une autorité de surveillance ne peut pas vérifier si l'évaluation a été effectuée avec soin à l'époque — même si le produit lui-même n'a jamais donné lieu à des plaintes. Dans ce contexte, le règlement ne fait aucune distinction entre « nous l'avions mais nous l'avons perdu » et « nous ne l'avons jamais eu » ; dans les deux cas, la preuve fait défaut au moment où elle est demandée.
Pour ceux qui doutent que cette obligation de conservation s'applique à leur entreprise, la distinction entre fabricant, importateur et simple revendeur est déterminante. Celui qui ne revend que sans marque propre ni modifications supporte généralement moins cette obligation de documentation que celui qui commercialise un produit sous son propre nom. vous pouvez voir en cinq questions quel rôle vous jouez en donne une première indication, gratuitement et sans que vous ayez besoin d'un compte.
Ce qu'une autorité de surveillance voit lors d'un contrôle
Lors d'un contrôle, une autorité de surveillance examine la cohérence : la date de l'analyse des risques correspond-elle à la date de mise sur le marché du produit, la documentation concerne-t-elle la bonne version du produit, et y a-t-il un fil logique entre ce que le fournisseur a livré et ce qui a finalement été mis sur le marché. Les documents manquants sont plus visibles que les lacunes isolées dans un dossier complet. Cela ne dit rien en soi sur la sécurité du produit — c'est une question différente de celle de savoir si la documentation est en ordre — mais cela détermine comment se poursuit le contrôle.
Également en cas de plainte d'un consommateur reçue via le registre interne des plaintes, il peut s'avérer rétroactivement que la justification de l'évaluation des risques initiale n'est plus complète. Cela rend plus difficile de démontrer à ce moment-là quelles considérations ont été prises à l'époque, précisément au moment où cela est le plus pertinent.
Pourquoi cela échoue généralement par dispersion, non par mauvaise volonté
En pratique, un dossier devient rarement incomplet délibérément. La documentation est dispersée dans les e-mails, un dossier chez l'acheteur, un portail fournisseur qui n'est plus accessible après un an, ou un collègue qui ne travaille plus pour l'entreprise. Six ans est une longue période pour des fichiers qui ne sont pas systématiquement archivés. la base de connaissances avec les obligations de conservation selon la situation décrit par catégorie de produit quels documents sont pertinents et combien de temps ils doivent être conservés, afin que vous n'ayez pas à reconstruire vous-même par produit ce qui a déjà été demandé.
Comment éviter cela sans en faire une tâche quotidienne
L'essentiel n'est pas de devoir rassembler davantage de documents, mais de pouvoir retrouver en un seul endroit les documents que vous possédez déjà, liés au produit correct et à la date correcte. Un système de conformité interne qui consigne par article quels documents ont été demandés, quand l'analyse des risques a été effectuée et ce que le registre des réclamations montre, vous évite de devoir reconstruire des documents lors d'un contrôle ultérieur. comment cette documentation est structurée chez gpsria.eu montre d'où provient l'information et comment elle est conservée par produit.
Le fait qu'un tel système soit nécessaire pour votre entreprise dépend du nombre de produits que vous commercialisez sous votre propre nom ou marque et de la fréquence à laquelle votre assortiment change. ce que comprend l'abonnement avec dossier et système de conformité en donne une image concrète, indépendamment de la vérification gratuite des rôles et des obligations qui est accessible à tous.
Souhaitez-vous d'abord savoir si cette obligation de conservation s'applique à votre situation avant d'investir du temps dans un système ? L'analyse rapide gratuite en donne une première indication, et la base de connaissances décrit les règles sous-jacentes par sujet sans que vous ayez besoin d'un compte pour l'instant.