GPSR Verordējums prasa no ražotājiem, importētājiem un tiem, kas ar tiem ir līdzīgi, lai viņi saglabātu tehnisko dokumentāciju un ar produktu saistītos pamatdokumentus sešus gadus. Ja šis dossiers nepieciešamajā brīdī nav pieejams, kad to pieprasa uzraugs, tad problēma nav tā, ka kaut kur pietrūkst atzīme, bet gan tā, ka jūs tajā brīdī nevarat pierādīt, uz kā pamatojas jūsu riska analīze. Tas ir atšķirīgs stāvoklis nekā vienkārši 'vēl nebija laika'.
Tas, kas notiek praksē, ir atkarīgs no iemesla. Parastajā kontroles pārbaudē uzraugs parasti pieprasa iepazīšanās tiesības noteiktā termiņā. Ja konsumenta sūdzības vai paziņojums caur Safety Gate, dokumentācijas pieprasījums nonāk uz galda ātrāk. Abos gadījumos nav svarīgi tikai tas, vai dossiers kad bija, bet vai to var parādīt pieprasītajā brīdī.
Kas tieši trūkst, ja dossiers nav pilnīgs
Tas nav viens dokuments, bet gan atbalsta ķēde: riska analīze, tehniskās specifikācijas, testa pārskati vai sertifikāti, ko jūs pieprasījāt savam piegādātājam, un korespondence, kas pierāda, ka jūs faktiski esat šos dokumentus pārskatījuši. Ja šīs ķēdes daļa trūkst, uzraugs nevar pārbaudīt, vai novērtējums toreiz tika veikts pienācīgi — pat ja pats produkts nekad nav izraisījis sūdzības. Verordējums šeit neatšķir starp 'mums tas bija, bet mēs to pazaudējām' un 'mums tas nekad nebija'; abos gadījumos pierādījums trūkst brīdī, kad par to tiek prasīts.
Kuriem ir šaubas, vai šis saglabāšanas pienākums vispār attiecas uz viņu uzņēmumu, ir izšķirošs atšķirums starp ražotāju, importētāju un tīru pārdealeri. Kas tikai pārdod tālāk bez sava zīmola vai izmaiņām, parasti uzņemas mazāk dokumentācijas pienākumu nekā tas, kurš produktu izvieto tirgū ar savu nosaukumu. noskaidrot piecos jautājumos, noskaidrojot jūsu lomu dod par to pirmās norādes, bez maksas un bez tūlītēja konta nepieciešamības.
Ko uzraugs redz pārbaudes laikā
Pārbaudē uzraugs vēro savienojamību: vai riska analīzes datums atbilst datumam, kad produkts tika izvirzīts tirgū, vai dokumentācija ir par pareizo produkta versiju, un vai starp to, ko ir sniedzis piegādātājs, un to, kas galu galā tika izvirzīts tirgū, ir loģiska saikne. Trūkstošie dokumenti ir manāmāki nekā atsevišķas nepilnības pilnīgā dossierā. Tas pats par sevi neko nesaka par produkta drošumu — tas ir atšķirīgs jautājums nekā tas, vai dokumentācija ir kārtībā — bet tas nosaka, kā pārbaude turpinās.
Arī gadījumā, ja konsumenta sūdzība nonāk caur iekšējo sūdzību reģistru, vēlāk var izrādīties, ka sākotnējā riska novērtējuma pamatojums nav pilnīgs. Tas apgrūtina to, lai tajā brīdī pierādītu, kādi apsvērumi toreiz tika veikti, tieši brīdī, kad tas ir vismaz svarīgs.
Kāpēc tas parasti neizdodas izplatīšanas dēļ, nevis nevēlēšanās dēļ
Praksē dossiers reti kļūst apzināti nepilnīgs. Dokumentācija ir izkaisīta e-pastu starpā, kārtulā pie iepirkuma vadītāja, piegādātāja portālā, kas pēc gada vairs nav pieejams, vai kolēģa, kurš vairs nestrādā uzņēmumā. Sešus gadus ir garš laiks failiem, kas netiek sistemātiski fiksēti. zinību bāze ar saglabāšanas pienākumiem katrā situācijā apraksta katrai produktu kategorijai, kādi dokumenti ir svarīgi un cik ilgi tie ir jāsaglabā, lai jums nav pašiem jārekonstruē, kas kādreiz tika pieprasīts.
Kā to izvairīties, neizveidojot dienas uzdevumu
Būtība nav tā, ka jums jāsavāc vairāk dokumentu, bet gan tā, ka dokumenti, kuri jums jau ir, ir atrodami vienā vietā, saistīti ar pareizo produktu un pareizo datumu. Iekšējā atbilstības sistēma, kas katram produktam fiksē, kuri dokumenti ir pieprasīti, kad ir veikta riska analīze un ko parāda sūdzību reģistrs, novērš nepieciešamību kontroles laikā retroaktīvi rekonstruēt dokumentus. kā šī fiksēšana gpsria.eu ir strukturēta parāda, no kurienes informācija nāk un kā tā tiek uzturēta katram produktam.
Tas, vai šāda sistēma ir nepieciešama jūsu uzņēmumam, ir atkarīgs no tā, cik daudz produktu jūs pārdodat ar savu vārdu vai zīmolu un cik bieži mainās jūsu sortiments. ko nozīmē abonements ar dossieri un atbilstības sistēmu sniedz konkrētu priekšstatu par to, neatkarīgi no bezmaksas lomu un pienākumu pārbaudes, kas ir pieejama visiem.
Vai vēlaties vispirms uzzināt, vai šis dokumentu glabāšanas pienākums ir svarīgs jūsu situācijai, pirms veltījat laiku sistēmai? Bezmaksas ātras pārbaudes rīks sniedz par to pirmo norādi, un zināšanu bāze apraksta pamatā esošos noteikumus pa tēmām bez tā, ka jums uzreiz būtu nepieciešams konts.