Die GPSR-Verordnung erwartet von Herstellern, Importeuren und gleichgestellten Personen, dass sie technische Dokumentation und Unterlagen zu einem Produkt über einen Zeitraum von sechs Jahren verfügbar halten. Fehlt dieses Dossier in dem Moment, in dem eine Überwachungsbehörde danach fragt, dann besteht das Problem nicht darin, dass irgendwo ein Häkchen fehlt, sondern darin, dass Sie zu diesem Zeitpunkt nicht nachweisen können, worauf Ihre Risikobewertung damals basierte. Dies ist eine andere Situation als einfach ‚noch keine Zeit gehabt'.
Was in der Praxis passiert, hängt von der Ausgangslage ab. Bei einer Stichprobenkontrolle fordert eine Überwachungsbehörde normalerweise innerhalb einer bestimmten Frist Einsicht an. Bei einer Beschwerde eines Verbrauchers oder einer Mitteilung über Safety Gate kommt die Anfrage nach Dokumentation schneller auf den Tisch. In beiden Fällen zählt nicht nur, ob das Dossier jemals vorhanden war, sondern ob es zum angefragten Zeitpunkt auch tatsächlich vorgelegt werden kann.
Was genau fehlt, wenn das Dossier nicht vollständig ist
Es geht nicht um ein Dokument, sondern um eine Kette der Begründung: die Risikobewertung, die technischen Spezifikationen, Testberichte oder Zertifikate, die Sie bei dem Lieferanten angefordert haben, und die Korrespondenz, die belegt, dass Sie diese Unterlagen tatsächlich überprüft haben. Fehlt ein Teil dieser Kette, kann eine Überwachungsbehörde nicht überprüfen, ob die Bewertung damals sorgfältig durchgeführt wurde – selbst wenn das Produkt selbst nie zu Beschwerden geführt hat. Die Verordnung macht dabei keinen Unterschied zwischen ‚wir hatten es, aber haben es verloren' und ‚wir haben es nie gehabt'; in beiden Fällen fehlt der Nachweis in dem Moment, in dem danach gefragt wird.
Für diejenigen, die unsicher sind, ob diese Aufbewahrungspflicht überhaupt auf ihr Unternehmen zutrifft, ist die Unterscheidung zwischen Hersteller, Importeur und reinem Weiterverkäufer entscheidend. Wer nur weiterverkauft, ohne eigene Marke oder Änderungen vorzunehmen, trägt normalerweise weniger von dieser Dokumentationspflicht als wer ein Produkt unter eigenem Namen in Verkehr bringt. in fünf Fragen sehen, welche Rolle Sie tragen liefert dazu eine erste Orientierung, kostenlos und ohne dass Sie dafür sofort ein Konto brauchen.
Was eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle sieht
Eine Überwachungsbehörde prüft bei einer Kontrolle auf Kohärenz: stimmt das Datum der Risikobewertung mit dem Datum überein, an dem das Produkt in Verkehr gebracht wurde, stammt die Dokumentation von der richtigen Version des Produkts, und gibt es einen logischen Zusammenhang zwischen dem, was der Lieferant geliefert hat, und dem, was letztendlich in Verkehr gebracht wurde. Fehlende Unterlagen fallen dabei schneller auf als einzelne Mängel in einem vollständigen Dossier. Das sagt an sich nichts über die Sicherheit des Produkts aus – das ist eine andere Frage, als ob die Dokumentation in Ordnung ist –, bestimmt aber, wie eine Kontrolle weiterläuft.
Auch bei einer Beschwerde eines Verbrauchers, die über das interne Beschwerdeverzeichnis eingeht, kann sich im Nachhinein herausstellen, dass die Begründung der ursprünglichen Risikobewertung nicht mehr vollständig ist. Das macht es schwieriger, zu diesem Zeitpunkt nachzuweisen, welche Überlegungen damals angestellt wurden – gerade in dem Moment, in dem dies am relevantesten ist.
Warum dies meist durch Verstreuung scheitert, nicht durch Unwille
In der Praxis wird ein Dossier selten bewusst unvollständig. Dokumentation ist über E-Mails, eine Datei beim Einkäufer, ein Lieferantenportal, das nach einem Jahr nicht mehr zugänglich ist, oder einen Kollegen verteilt, der nicht mehr im Unternehmen arbeitet. Sechs Jahre ist ein langer Zeitraum für Dateien, die nicht systematisch erfasst werden. die Wissensdatenbank mit den Aufbewahrungspflichten pro Situation beschreibt pro Produktkategorie, welche Unterlagen relevant sind und wie lange sie aufbewahrt werden müssen, damit Sie nicht selbst pro Produkt rekonstruieren müssen, was jemals angefordert wurde.
Wie Sie dies verhindern, ohne es zu einer Tagesaufgabe zu machen
Der Kern ist nicht, dass Sie mehr Dokumente sammeln müssen, sondern dass die Dokumente, die Sie bereits haben, an einer Stelle auffindbar sind, mit dem richtigen Produkt und dem richtigen Datum verknüpft. Ein internes Compliance-System, das pro Artikel festlegt, welche Unterlagen angefordert wurden, wann die Risikoanalyse erstellt wurde und was das Beschwerderegister zeigt, verhindert, dass Sie bei einer Kontrolle im Nachhinein Unterlagen rekonstruieren müssen. wie diese Erfassung bei gpsria.eu aufgebaut ist zeigt, woher die Informationen stammen und wie diese pro Produkt gepflegt werden.
Ob ein solches System für Ihr Unternehmen erforderlich ist, hängt davon ab, wie viele Produkte Sie unter eigenem Namen oder Marke führen und wie häufig sich Ihr Sortiment ändert. was das Abonnement mit Dossier und Compliance-System beinhaltet gibt davon ein konkretes Bild, unabhängig von der kostenlosen Rollen- und Pflichtenkontrolle, die für alle zugänglich ist.
Möchten Sie zunächst wissen, ob diese Aufbewahrungspflicht für Ihre Situation relevant ist, bevor Sie Zeit in ein System investieren? Der kostenlose Quick-Scan gibt davon einen ersten Eindruck, und die Wissensdatenbank beschreibt die zugrunde liegenden Vorschriften pro Thema, ohne dass Sie dafür sofort ein Konto benötigen.