Кои документи трябва да съхранявате в течение на шест години според GPSR?
Правилникът предвижда период на съхранение от десет години за техническата документация при производителите и по-кратки, по-малко ясни периоди за други материали, както са оплаквания и сигнали за произшествия. Тъй като периодите различават в зависимост от документа и от роля във веригата, по-полезният въпрос, който предприятията могат да си зададат, е не "колко дълго", а "какви материали трябва изобщо да мога да представя и на кого".
На практика това означава четири вида документи: анализът на рисковете за всеки продукт, техническата документация, която производителят (или който за него работи) е разработил или поръчал, декларациите и докладите на изпитания, които сте събрали от вашия доставчик, и собственото управление на оплаквания, инциденти и евентуални отзиви. Ако се колебаете за това в каква роля попадате, и следователно какви материали са ваша отговорност, можете да получите указание чрез няколко въпроса посредством проверката на ролята, която показва вашата позиция във веригата.
Защо именно тези документи
Анализът на рисковете е отправната точка: той обосновава защо един продукт се счита за безопасен за предвиденото използване и какви предупреждения от него произтичат. Техническата документация устанавливает как е съставен, тестван и оценен продуктът, и за вносител или дистрибьютор това често е нещо, което трябва да попроси от производителя, вместо да разработва сам. Декларациите на доставчика, както конформните декларации, докладите на изпитания и спецификациите на материалите, представляват доказателство, че сте ги поискали и проверили, а не че сте ги измислили. И регистърът на оплаквания, включително сигналите за произшествия или близо-произшествия, е документът, който надзорен орган поръчва в първия момент, когато нещо се наруши, тъй като показва дали сигналите са забелязани навреме.
Детайлът, който тук неправилно се обработва най-често
Местото, където компаниите се препъват най-много, не е събирането на документи, а достъпността им в момента, когато надзорен орган го поиска. Документи, които са някъде в пощенска кутия, на портал на доставчик или при стар контактен персонал, на практика не се считат, ако не можете да ги представите в разумен период. Добавя се, че периодът на съхранение обикновено започва от момента, когато модел на продукт или партида се пуска на пазара, а не от последната продажба. За продукти, които остават в асортимента години наред, или партиди, които периодично пребиране, това означава, че трябва да можете да покажете по модел или по партида коя версия на документацията принадлежи, а не само че документация е съществувала някога.
Втори детайл, който често остава незабележим: документи, които съществуват само на хартия или само при доставчика, са уязвими, когато тази връзка завършва. Ако смените доставчик или фазирате продукт, е целесъобразно да осигурите основните материали в този момент, вместо да разчитате на достъп, който по-късно може да не съществува.
Как да организирате това без да се превърне в проект
Повечето МСП нямат отделен отдел за съответствие и не е необходимо. Полезно е обаче за всеки продукт да водите постоянен файл, в който анализът на рисковете, техническата документация, декларациите на доставчика и всички оплаквания са събрани на едно място, за да не търсите всеки път, когато се зададе въпрос. В базата от знания, организирана по тема е обяснено кой документ при коя роля се причислява и в какъв текст на закона това се връща назад; последното е преднамерено свободно достъпно, дори без профил.
Структурирането на тези досиета, включително вътрешната система за съответствие с регистър на жалбите и мониторирането на това, което трябва да се случи за всеки продукт, е частта, която gpsria.eu предлага като платена система. Ние структурираме анализа на риска и досието, но не даваме свое мнение по него и никога не заявяваме, че продукт отговаря на законодателството; това остава на вас или на специализиран партньор. Какво коства и какво включва, е ясно представено на страницата с цени, а как информацията се събира, можете да прочетете на страницата за как работи.
Сомневате ли се кои документи са релевантни в вашата ситуация, или искате първо да видите под коя роля попадате, преди да започнете да изграждате досие? Безплатното бързо сканиране дава първо указание за това, без да се налага да се регистрирате.