Vilka dokument måste du spara i sex år enligt GPSR?
Förordningen arbetar med en bevaringstid på tio år för den tekniska dokumentationen hos tillverkare, och med kortare, mindre entydiga tider för andra handlingar såsom klagomål och rapporter om olyckor. Eftersom dessa tider skiljer sig per dokument och kan variera beroende på din roll i leveranskedjan, är den fråga som företagare bättre kan ställa sig själva inte "hur länge" utan "vilka handlingar måste jag överhuvudtaget kunna visa, och till vem".
I praktiken handlar det om fyra slag av dokument: riskanalysen per produkt, den tekniska dokumentationen som tillverkaren (eller den som utgör sig för att vara det) har upprättat eller låtit upprätta, de försäkringar och testrapporter som du har begärt från din leverantör, och din egen administration av klagomål, incidenter och eventuella återkallelser. Den som är osäker på vilken roll han eller hon har, och därmed vilka handlingar som faller på deras område, kan få en vägledning genom några få frågor via rollkontrollen som visar din position i leveranskedjan.
Varför just dessa dokument
Riskanalysen är utgångspunkten: den motiverar varför en produkt anses säker för avsedd användning och vilka varningar som följer av den. Den tekniska dokumentationen anger hur produkten är sammansatt, testad och bedömd, och är för en importör eller distributör ofta något som måste begäras från tillverkaren i stället för att upprättas själv. Leverantörens försäkringar, såsom överensstämmelsecertifikat, testrapporter och materialspecifikationer, utgör beviset på att du begär och kontrollerar dessa, inte att du hittar på dem själv. Och klagomålsregistret, inklusive rapporter om olyckor eller nära-olyckor, är den handling som en tillsynsmyndighet först frågar efter så snart något går fel, eftersom det visar om signaler märktes i tid.
Detaljen som ofta missas här
Den punkt där företag mest ofta snubblar är inte insamlingen av dokument, utan tillgängligheten av dem när en tillsynsmyndighet frågar efter dem. Dokument som ligger någonstans i en postlåda, på en leverantörsportal eller hos en tidigare kontaktperson räknas i praktiken inte som bevarade om du inte kan lämna in dem inom rimlig tid. Dessutom börjar bevaringstiden vanligtvis löpa från det att en produktmodell eller batch släpps på marknaden, inte från den senaste försäljningen. För produkter som stannar i ett sortiment under många år, eller för batcher som du beställer återkommande, innebär detta att du per modell eller per batch måste kunna visa vilken version av dokumentationen som hör till den, inte bara att det fanns dokumentation någon gång.
En andra detalj som ofta förbises: dokument som bara finns på papper eller bara ligger hos leverantören är sårbara när den relationen tar slut. Den som byter leverantör eller fasar ut en produkt gör väl i att säkra de underliggande handlingarna vid den tidpunkten i stället för att förlita sig på åtkomst som senare kanske inte längre finns.
Hur du ordnar detta utan att det blir ett projekt
De flesta små och medelstora företag har ingen separat compliance-avdelning, och det behövs inte heller. Det som hjälper är att hålla ett fast dossier per produkt där riskanalysen, den tekniska dokumentationen, leverantörsförsäkringar och eventuella klagomål finns samlade, så att du inte behöver söka på nytt varje gång du får en fråga. I kunskapsbanken, strukturerad per ämne förklaras vilket dokument som hör till vilken roll och var i lagstiftningen det återfinns; detta är medvetet fritt tillgängligt, även utan konto.
Strukturering av dessa dossäer, inklusive det interna efterlevnadssystemet med klagomålsregister och övervakning av vad som måste göras per produkt, är den del som gpsria.eu erbjuder som ett betalsystem. Vi strukturerar riskanalysen och dossären, men ger ingen egen bedömning av dem och förklarar aldrig att en produkt uppfyller lagstiftningen; det är upp till dig själv eller en specialiserad partner. Vad det kostar och vad det innehåller finns en överskådlig redogörelse på prissidanoch hur informationen framställs läser du på sidan om hur det fungerar.
Är du osäker på vilka dokument som är relevanta i din situation, eller vill du först se vilken roll du har innan du börjar bygga ett dossär? Den kostnadsfria snabbkontrollen ger en första indikation för detta, utan att du behöver registrera dig.