Mely dokumentumokat kell hat évig megőriznie a GPSR alapján?
A rendelet tíz éves megőrzési időtartamot ír elő a gyártók technikai dokumentációjára, és rövidebb, kevésbé egyértelmű időtartamokat más iratok, például panaszok és baleseti bejelentések esetén. Mivel ezek az időtartamok dokumentumonként eltérnek, és a kínálatban szereplő szerep alapján eltérhetnek, az a kérdés, amelyet a vállalkozásoknak helyesen kell feltenni, nem az, hogy "meddig", hanem az, hogy "mely iratok közül kell egyáltalán bemutatnom, és kinek".
A gyakorlatban ez négy típusú dokumentumra redukálódik: a termékenkénti kockázatelemzésre, a gyártó (vagy aki helyette működik) által elkészített vagy elkészíttetett technikai dokumentációra, a szállítótól bekért nyilatkozatokra és tesztvizsgálatokra, valamint a saját panaszok, incidensek és lehetséges termékvisszahívások nyilvántartására. Aki bizonytalan abban, hogy a kínálatban melyik szerep alá tartozik, és ezáltal mely iratok az ő feladata, néhány kérdés segítségével találhat erre utaló jelzést a szerepkör-ellenőrzéshez, amely a kínálatban elfoglalt helyzetét mutatja..
Miért éppen ezek a dokumentumok
A kockázatelemzés a kiindulópont: alátámasztja, hogy egy termék miért tekinthető biztonságosnak a tervezett felhasználás során, és milyen figyelmeztetések következnek ebből. A technikai dokumentáció rögzíti, hogyan készült, tesztelték és értékelték a terméket, és az importőr vagy forgalmazó számára gyakran olyan valamit jelent, amelyet a gyártótól kell bekérnie, nem pedig saját maga elkészíteni. A szállító nyilatkozatai, mint például a megfelelőségi nyilatkozatok, tesztvizsgálatok és anyagspecifikációk, annak a bizonyítéka, hogy Ön bekéri és ellenőrzi azokat, nem azt, hogy Ön azt kitalálta. A panaszregiszter, amely incidensek és csaknem-balesetek bejelentéseit is tartalmazza, az az irat, amelyet a felügyeleti szerv először kér be, ha valami nem stimmel, mert megmutatja, hogy az és a jelzéseket időben észlelték-e.
A részlet, amely itt leggyakrabban téves
Az a pont, ahol a vállalkozások leginkább megbotlanak, nem a dokumentumok gyűjtése, hanem ezek megtalálhatósága abban az időpontban, amikor a felügyeleti szerv rájuk kérdez. Az olyan dokumentumok, amelyek egy levelezésben, egy szállítói portálon vagy egy régi kapcsolattartónál helyezkednek el, a gyakorlatban nem számítanak azonnál, ha ésszerű időtartamon belül nem tudja átadni azokat. Emellett a megőrzési időtartam általában attól az időponttól kezdődik, amikor egy terméktípus vagy tétel a piacra kerül, nem az utolsó értékesítés időpontjától. Azoknál a termékeknél, amelyek évekig az asszortimentban maradnak, vagy olyan tétel esetén, amelyet időszakonként újra megrendel, ez azt jelenti, hogy terméktípusonként vagy tételenként alátámasztania kell, melyik dokumentációverzió tartozik hozzá, nem csak azt, hogy valaha volt dokumentáció.
A második részlet, amely gyakran háttérbe szorul: az olyan dokumentumok, amelyek csak papíron vagy csak a szállítónál vannak, sebezhetők, amint az adott kapcsolat végetér. Aki szállítót vált vagy egy terméket fázisoz ki, jó dologban és a mögöttes iratok biztonságban vannak helyezve abban az időpontban ahelyett, hogy a hozzáférésre támaszkodna, amely később már nem létezhet.
Hogyan rendezhetem ezt úgy, hogy ne legyen projektből
A legtöbb kisvállalat nem rendelkezik külön compliance-osztállyal, és ez nem is szükséges. Amit azonban segít, az az, ha termékenként egy állandó dossziét vezetik, amelyben a kockázatelemzés, a technikai dokumentáció, a szállítói nyilatkozatok és az esetleges panaszok egy helyen vannak, hogy ne kelljen minden kérdés alkalmával újra keresnie. A tudásbázisban, témánként szétválogatva felvilágosítást kap arról, hogy melyik dokumentum melyik szerephez tartozik, és hogy a jogszövegben hol lehet visszafejteni azt; az utolsó intentio szándéka ingyenes, még fiók nélkül is.
A dossziék strukturálása, beleértve a belső megfelelőségi rendszert a panasznyilvántartással és az egyes termékekre vonatkozó teendők monitorozását, az a rész, amelyet a gpsria.eu fizetős rendszerként kínál. A kockázatelemzést és a dossziét mi strukturáljuk, de nem adunk magunk véleményt, és soha nem nyilatkozunk arról, hogy egy termék megfelel-e a jogszabálynak; ez Önön vagy egy szakosodott partneren múlik. Hogy mennyibe kerül és mi tartozik bele, erre világos választ talál az árlistán, és hogy az információ hogyan áll össze, azt itt olvashatja. a működésmódról szóló oldalon.
Bizonytalan abban, hogy mely dokumentumok relevánsak a helyzetében, vagy előbb szeretné tudni, hogy melyik szerepkörbe tartozik, mielőtt dossziét kezdene felépíteni? Az ingyenes gyorsértékelés ehhez első tájékozódást nyújt, regisztráció nélkül.