Ktoré dokumenty musíte podľa GPSR uchovávať šesť rokov?
Nariadenie stanovuje dobu uchovania desať rokov pre technickú dokumentáciu u výrobcov a kratšie, menej jasné doby uchovania pre ostatné dokumenty, ako sú sťažnosti a oznámenia o nehodách. Pretože sa tieto doby uchovania líšia podľa dokumentu a môžu sa líšiť podľa úlohy v reťazci, otázka, ktorú si podnikatelia môžu lepšie položiť, nie je "ako dlho", ale "ktoré dokumenty musím vôbec vedieť predložiť a komu".
V praxi ide o štyri druhy dokumentov: analýzu rizík na produkt, technickú dokumentáciu, ktorú spracoval alebo nechal spracovať výrobca (alebo ten, kto sa za neho vydáva), vyhlásenia a správy z testov, ktoré ste si vyžiadali od svojho dodávateľa, a vlastnú evidenciu sťažností, incidentov a prípadných opatrení na stiahnutie produktov z obehu. Kto si nie je istý, pod ktorú úlohu v reťazci patrí, a teda ktoré dokumenty sú jeho povinnosťou, nájde návod na to prostredníctvom niekoľkých otázok tu: kontrola rolí, ktorá ukazuje vašu pozíciu v reťazci.
Prečo práve tieto dokumenty
Analýza rizík je východiskom: zdôvodňuje, prečo sa produkt považuje za bezpečný pri zamýšľanom použití a aké upozornenia z nej vyplývajú. Technická dokumentácia stanovuje, ako je produkt zložený, testovaný a posúdený, a pre dovozcu alebo distributéra je často niečo, čo si musí vyžiadať od výrobcu namiesto toho, aby si ju sám zostavil. Vyhlásenia dodávateľa, ako sú deklarácie zhody, správy o testoch a špecifikácie materiálov, predstavujú dôkaz, ktorý si vyžadujete a kontrolujete, nie že si ich sami vymýšľate. A register reclamácií vrátane hlásení o nehodách alebo takmer nehodách je dokument, ktorý si regulačný orgán vyžiada ako prvý, len čo sa niečo stane, pretože ukazuje, či boli signály zachytené včas.
Detail, ktorý sa tu najčastejšie pokazí
Bod, o ktorý sa najčastejšie potýkajú podniky, nie je zbieranie dokumentov, ale ich dostupnosť v okamihu, keď o ne požiada dohľadný orgán. Dokumenty, ktoré sú niekde v poštovej schránke, na portáli dodávateľa alebo u starého kontaktného pracovníka, sa v praxi nepočítajú, ak ich nemôžete predložiť v primeranej lehote. Navyše sa doba uchovania zvyčajne začína počítať od okamihu, keď sa model výrobku alebo dávka dostane na trh, nie od posledného predaja. V prípade výrobkov, ktoré zostanú v sortimente roky, alebo dávok, ktoré si okresovo objednávate, to znamená, že musíte vedieť preukázať pre každý model alebo každú dávku, ktorá verzia dokumentácie k nej patrí, a nie len to, že tam kedysi nejaká dokumentácia bola.
Druhý detail, ktorý sa často prehliadá: dokumenty, ktoré existujú iba na papieri alebo sa nachádzajú iba u dodávateľa, sú zraniteľné v okamihu, keď tento vzťah skončí. Kto zmení dodávateľa alebo výrobok ukončí, urobí dobre, ak si podkladové dokumenty v ten čas bezpečne zabezpečí namiesto toho, aby sa spoliehal na prístup, ktorý neskôr možno nebude existovať.
Ako to usporiadať bez toho, aby to bol projekt
Väčšina MKB-podnikov nemá žiadny samostatný odd elenie compliance a nemusí to byť ani potrebné. Čo naozaj pomáha, je udržiavať na jednotlivý výrobok v pevnom dossieri, v ktorom sú spolu analýza rizík, technická dokumentácia, vyhlásenia dodávateľov a prípadné sťažnosti, aby ste pri každej otázke nemuseli znova hľadať. V znalostnej základni, zoradené podľa témy, sú vysvetlené, ktorý dokument patrí ktorej úlohe a kde sa to dá v zákonnom texte nájsť; to je zámerné voľne dostupné aj bez účtu.
Štruktúrovanie týchto dossierov vrátane interného systému dodržiavania povinností s registrom sťažností a monitorovania toho, čo sa musí uskutočniť pre každý produkt, je tá časť, ktorú gpsria.eu ponúka ako platený systém. Štruktúrujeme analýzu rizík a dossier, ale sami o tom nevydávame žiadny úsudok a nikdy nedeklarujeme, že výrobok spĺňa právne predpisy; to zostáva na vás alebo na špecializovaného partnera. Čo to stojí a čo to obsahuje, je jasne uvedené na stránke s cenami, a ako vznikajú informácie, si môžete prečítať na stránke o tom, ako to funguje.
Pochybujete o tom, ktoré dokumenty sú v svojej situácii relevantné, alebo chcete najskôr vidieť, pod akú úlohu spadáte, skôr ako začnete budovať dossier? Bezplatná rýchla skúška vám na to dá prvú indikáciu bez potreby registrácie.