Quali documenti deve conservare per sei anni secondo la GPSR?
Il regolamento prevede un periodo di conservazione di dieci anni per la documentazione tecnica presso i fabbricanti, e periodi più brevi e meno univoci per altri documenti come reclami e notifiche di incidenti. Poiché questi periodi variano per documento e possono differire a seconda del ruolo nella catena, la domanda che gli imprenditori farebbero bene a porsi non è "per quanto tempo" ma "quali documenti devo comunque essere in grado di esibire, e a chi".
In pratica ciò si riduce a quattro tipi di documenti: l'analisi del rischio per prodotto, la documentazione tecnica che il fabbricante (o chi ne assume il ruolo) ha redatto o fatto redigere, le dichiarazioni e i rapporti di prova che lei ha richiesto al suo fornitore, e la propria amministrazione interna di reclami, incidenti e eventuali azioni di ritiro dal mercato. Chi ha dubbi sul ruolo che ricopre, e quindi su quali documenti ricadono sotto la sua responsabilità, trova un'indicazione in poche domande tramite il controllo dei ruoli che mostra la sua posizione nella catena.
Perché proprio questi documenti
L'analisi del rischio è il punto di partenza: essa sostiene perché un prodotto è considerato sicuro per l'uso previsto e quali avvertenze ne derivano. La documentazione tecnica illustra come il prodotto è composto, testato e valutato, ed è per un importatore o un distributore spesso qualcosa che deve richiedere al fabbricante piuttosto che redigere autonomamente. Le dichiarazioni del fornitore, come le dichiarazioni di conformità, i rapporti di prova e le specifiche dei materiali, rappresentano la prova che lei le richiede e controlla, non che le inventa autonomamente. E il registro dei reclami, che include anche le notifiche di incidenti o quasi-incidenti, è il documento che un'autorità di controllo richiede per primo non appena qualcosa va male, perché dimostra se i segnali sono stati notati in tempo.
Il dettaglio dove qui va più spesso storto
Il punto dove le aziende inciampano maggiormente non è la raccolta dei documenti, ma la loro reperibilità nel momento in cui un'autorità di controllo li richiede. Documenti che si trovano da qualche parte in una cassetta postale, su un portale del fornitore o presso una persona di contatto ormai non più attiva, in pratica non contano se non può consegnarli entro un termine ragionevole. Si aggiunge il fatto che il periodo di conservazione di solito inizia a decorrere dal momento in cui un modello di prodotto o un lotto viene immesso sul mercato, non dall'ultima vendita. Per prodotti che rimangono nell'assortimento per anni, o per lotti che lei riordina periodicamente, ciò significa che deve poter dimostrare per ogni modello o lotto quale versione della documentazione vi corrisponde, non solo che una volta c'era documentazione.
Un secondo dettaglio che spesso non riceve sufficiente attenzione: i documenti che esistono solo in formato cartaceo o si trovano solo presso il fornitore sono vulnerabili non appena quella relazione termina. Chi cambia fornitore o ritira un prodotto dal mercato farebbe bene a mettere al sicuro i documenti sottostanti in quel momento anziché fare affidamento su un accesso che in seguito potrebbe non più esistere.
Come ordinare tutto questo senza che diventi un progetto
La maggior parte delle PMI non ha un reparto compliance separato, e non è nemmeno necessario. Quello che aiuta è mantenere un dossier fisso per ogni prodotto in cui si trovano insieme analisi del rischio, documentazione tecnica, dichiarazioni dei fornitori e eventuali reclami, così da non dover cercare di nuovo ogni volta che viene posta una domanda. In la banca dati, per ogni argomento approfondito è illustrato quale documento corrisponde a quale ruolo e dove si trova nel testo legislativo; quest'ultimo è deliberatamente accessibile gratuitamente, anche senza account.
La strutturazione di questi dossier, incluso il sistema di conformità interno con registro dei reclami e il monitoraggio di ciò che deve accadere per ogni prodotto, è la componente che gpsria.eu offre come sistema a pagamento. Strutturiamo l'analisi dei rischi e il dossier, ma non esprimiamo noi stessi alcun giudizio in merito e non dichiariamo mai che un prodotto è conforme alla legge; ciò rimane a voi o a un partner specializzato. Cosa costi e cosa includa è indicato chiaramente sulla pagina dei prezzi, e potete leggere come vengono prodotte le informazioni su nella pagina su come funziona.
Avete dubbi su quali documenti siano rilevanti nella vostra situazione, o volete prima vedere sotto quale ruolo ricadete prima di iniziare a costruire un dossier? La scansione rapida gratuita fornisce una prima indicazione su questo, senza che dobbiate registrarvi.