Kādus dokumentus jums jāglabā sešus gadus saskaņā ar GPSR?
Regula nosaka desmit gadu uzglabāšanas termiņu tehniskajai dokumentācijai ražotājiem, un īsākus, mazāk skaidrus termiņus citiem dokumentiem, piemēram, sūdzībām un nelaimes gadījumu paziņojumiem. Tā kā šie termiņi katram dokumentam atšķiras un var atšķirties atkarībā no jūsu lomas piegādes ķēdē, jautājums, ko uzņēmējiem būtu labāk jautāt sev, nav "cik ilgi", bet "kādi dokumenti man vispār jāspēj uzrādīt un kam".
Praksē tas nozīmē četru veidu dokumentus: riska analīzi par katru produktu, tehnisko dokumentāciju, ko ražotājs (vai kurš tam vietas pieņem) ir sagatavojis vai izcēlies sagatavojt, deklarācijas un testa pārskatus, ko jūs pieprasa saviem piegādātājiem, un paša sūdzību, incidents un iespējamu atgriešanas darbību administratīvo pārvaldi. Ja kāds šaubās par to, kāda loma viņam piemīt un tāpēc kādi dokumenti uz viņa plecu nokrīt, tas var atrast norādi ar dažiem jautājumiem caur lomu pārbaudi, kas parāda jūsu pozīciju piegādes ķēdē.
Kāpēc tieši šie dokumenti
Riska analīze ir sākuma punkts: tā pamato, kāpēc produkts tiek uzskatīts par drošu paredzētajiem lietošanas nolūkiem un kādi brīdinājumi no tā izriet. Tehniskā dokumentācija nosaka, kā produkts ir salikts, testēts un novērtēts, un ražotājam vai izplatītājam tas bieži vien ir kaut kas, kas viņam ir jāpieprasa ražotājam, nevis jāsastāda pašam. Piegādātāja deklarācijas, piemēram, atbilstības deklarācijas, testa pārskati un materiālu specifikācijas, ir pierādījums tam, ka jūs tās pieprasāt un pārbaudāt, nevis tās paši izdomājat. Un sūdzību reģistrs ar tur iekļautajiem nelaimes gadījumu vai gandrīz nelaimes gadījumu paziņojumiem ir dokuments, ko uzraudzības iestāde pieprasīs pirmā, tiklīdz kaut kas notiek, jo tas parāda, vai signāli tika laikus pamanīti.
Detaļa, kur to visvairāk notiek nepareizi
Vieta, kur uzņēmumi visvairāk paklūp, ir nevis dokumentu savākšana, bet to atrašanās vieta brīdī, kad uzraudzības iestāde to pieprasa. Dokumenti, kas atrodas kaut kur e-pastu lodziņā, piegādātāja portālā vai pie bijušā kontaktpersona, praktiski neskaitās, ja jūs tos nevariet iesniegtu saprātīga laika laikā. Turklāt uzglabāšanas termiņš parasti sāk ritēt no brīža, kad produkta modelis vai sērija tiek izlaista tirgū, nevis no pēdējā pārdošanas brīža. Produktiem, kas gadus ilgi paliek sortimentā, vai sērijām, ko jūs periodiski pasūtāt no jauna, tas nozīmē, ka jūs uz katru modeli vai sēriju jāvarētu pierādīt, kāda versija pieder dokumentācijai, nevis tikai tas, ka dokumentācija kādreiz bija.
Otrā detaļa, kas bieži paliek nepietiekami ievērota: dokumenti, kas pastāv tikai papīra formā vai tikai pie piegādātāja, ir nedrošī, tiklīdz šīs attiecības beidzas. Kam mainās piegādātājs vai produktu izslēdz no apjoma, darīs labi paņemt pamatdokumentus šajā brīdī droši, nevis paļauties uz piekļuvi, kas vēlāk var vairs nepastāvēt.
Kā to sakārtot, lai tas neviļņa par projektu
Lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu nav atsevišķas atbilstības nodaļas, un tāda arī nav nepieciešama. Tas, kas palīdz, ir katram produktam paturēt fiksētu mapi, kurā riska analīze, tehniskā dokumentācija, piegādātāju deklarācijas un iespējamas sūdzības atrodas kopā, lai jūs nevarētu meklēt no jauna uz katru jautājumu. Iekš zināšanu bāzes, sakārtoti pēc tēmas ir paskaidrots, kāds dokuments pieder pie kuras lomas un kur likuma tekstā tas ir atrodams; pēdējais ir apzināti brīvi pieejams arī bez konta.
Šo dossiejus strukturēšana, ieskaitant iekšējo atbilstības sistēmu ar sūdzību reģistru un uzraudzību par to, kas jādara katram produktam, ir daļa, ko gpsria.eu piedāvā kā apmaksātu sistēmu. Mēs strukturējam riska analīzi un dossiju, bet paši par to nesniegtu spriedumu un nekad nepaskaidrojam, ka produkts atbilst likumam; tas paliek jūsu pašu atbildībā vai specializēta partnera atbildībā. Cik tas maksā un kas tur ir iekšā, ir skaidri redzams uz cenas lapas, un to, kā tiek iegūta informācija, varat lasīt uz lapā par darbības principiem.
Vai jums ir šaubas par to, kuri dokumenti jūsu situācijā ir svarīgi, vai vēlaties vispirms redzēt, zem kuras lomas jūs ietilpat, pirms sākat veidot dossiju? Bezmaksas ātrā skenēšana par to sniedz pirmo norādi, bez nepieciešamības reģistrēties.