Které dokumenty musíte podle GPSR uchovávat šest let?
Nařízení stanovuje dobu uchovávání deseti let pro technickou dokumentaci u výrobců a kratší, méně jasně definované doby pro další dokumenty, jako jsou stížnosti a hlášení o nehodách. Protože se tyto doby liší podle dokumentu a mohou se lišit podle role v dodavatelském řetězci, není otázka, kterou by si podnikatelé měli klást, "jak dlouho", ale spíše "které dokumenty vůbec musím být schopen předložit a komu".
V praxi se to týká čtyř typů dokumentů: analýzy rizik na produkt, technické dokumentace, kterou výrobce (nebo ten, kdo za něj vystupuje) vypracoval nebo nechal vypracovat, prohlášení a zpráv o testech, které jste si vyžádali od svého dodavatele, a vlastní vedení záznamů o stížnostech, incidentech a případných akcích ke stažení z trhu. Kdo si není jistý, pod jakou roli spadá, a tedy které dokumenty jsou jeho zodpovědností, najde na základě několika otázek indicii prostřednictvím kontrola rolí, která ukazuje vaši pozici v řetězci.
Proč právě tyto dokumenty
Analýza rizik je výchozím bodem: zdůvodňuje, proč je produkt považován za bezpečný pro zamýšlené použití a jaká z toho vyplývají upozornění. Technická dokumentace popisuje, jak je produkt složen, testován a hodnocen, a pro dovozce nebo distributora jde často o něco, co si musí vyžádat u výrobce místo aby to sami zpracovali. Prohlášení dodavatele, jako jsou prohlášení o shodě, zprávy z testů a specifikace materiálů, představují důkaz, který si vyžadujete a kontrolujete, nikoli něco, co si sami vymýšlíte. A register stížností, obsahující také hlášení o nehodách nebo téměř nehodách, je dokument, který si dozorující orgán vyžádá jako první, jakmile se něco pokazí, protože ukazuje, zda byla signály zaznamenána včas.
Detail, kde se zde nejčastěji chybuje
Místo, kde se podniky nejvíce potýkají, není sběr dokumentů, ale jejich dohledatelnost v okamžiku, kdy je kontrolní orgán požádá. Dokumenty, které se nacházejí někde v poštovní schránce, na portálu dodavatele nebo u staré kontaktní osoby, se v praxi nepočítají, pokud je nemůžete předložit v přiměřené lhůtě. Navíc doba uchování obvykle začíná běžet od okamžiku, kdy je model produktu nebo dávka uvedena na trh, nikoli od poslední prodeje. U produktů, které zůstávají v sortimentu roky, nebo u dávek, které si periodicky objednáváte, to znamená, že musíte prokázat pro každý model nebo každou dávku, která verze dokumentace k ní patří, nikoli pouze to, že dokumentace někdy existovala.
Druhý detail, který často zůstává opomíjen: dokumenty, které existují pouze na papíře nebo se nacházejí pouze u dodavatele, jsou zranitelné, jakmile se tato vztah skončí. Kdo si změní dodavatele nebo produkt vyřadí, měl by v tom okamžiku zajistit bezpečnost podkladových materiálů namísto aby se spoléhal na přístup, který později možná neexistuje.
Jak to uspořádat bez toho, aby to byl projekt
Většina malých a středních podniků nemá samostatné oddělení compliance, což nemusí být problém. Co pomáhá, je vést si pro každý produkt pevný spis, v kterém je analýza rizik, technická dokumentace, prohlášení dodavatele a případné stížnosti pohromadě, takže nemusíte při každé otázce znovu hledat. V databázi znalostí uspořádané podle tématu je vysvětleno, který dokument patří k jaké roli a kde to najít v právním textu; toto je vědomě volně přístupné, také bez účtu.
Strukturování těchto dossierů, včetně interního systému zajištění souladu s registrem stížností a monitorování toho, co musí být u každého produktu provedeno, je součást, kterou gpsria.eu nabízí jako zpoplatněný systém. Strukturujeme analýzu rizik a dossier, ale sami o nich nevydáváme žádný názor a nikdy neprohlašujeme, že produkt vyhovuje právním předpisům; to zůstává na vás nebo na specializovaném partnerovi. Jaké jsou náklady a co systém obsahuje, je přehledně uvedeno na stránce s cenamia jak informace vznikají, si můžete přečíst na stránce o tom, jak to funguje.
Nejste si jisti, které dokumenty jsou ve vaší situaci relevantní, nebo chcete nejdříve vidět, jakou roli máte, než začnete vytvářet dossier? Bezplatná rychlá kontrola vám na to dá první náhled, aniž byste se museli registrovat.