Milliseid dokumente peate GPSR alusel kuus aastat säilitama?
Määrus näeb ette kümneaastast säilitamistähtaega tehnilistele dokumentidele tootjate juures ja lühemaid, vähem selgeid tähtaegu muudele dokumentidele nagu kaebused ja õnnetuste teatised. Kuna need tähtajad erinevad dokumendi kaupa ja võivad erineda olenevalt teie asendist ahelas, siis küsimus, mille omale asetada võiksite, pole mitte "kui kaua" vaid "millised dokumendid pean ma üldse esitama ja kellele".
Praktikas on see nelja liiki dokumendid: toote kaupa oht-hindamine, tehniline dokumentatsioon, mille on tootja (või kes selles osas tema asemele asetseb) koostanud või koostada lasknud, deklaratsioonid ja testiraportid, mida olete oma tarnijalt nõudnud, ja oma raamatupidamine kaebuste, vahejuhtumite ja võimalike tagasikutsetuste kohta. Kes kahtleb, milline roll tal on ja seega millised dokumendid tema vastutusele kuuluvad, leiab mõne küsimuse vastamise teel näitajat rollikontrolli kaudu, mis näitab teie asendeid ahelas.
Miks just need dokumendid
Oht-hindamine on lähtepunkt: see põhjendab, miks toodet peetakse ettenähtud kasutamiseks ohutuks ja millised hoiatused sellest järgnevad. Tehniline dokumentatsioon kirjeldab, kuidas toode on koostatud, testitud ja hinnatud, ning on importijale või jaotajale sageli midagi, mida ta peab tootjalt nõudma asemel et ise koostada. Tarnija deklaratsioonid – mõelge vastavusdeklaratsioonidele, testraporetele ja materjali spetsifikatsioonidele – on tõend, et te need nõudsite ja kontrollite, mitte et te need välja mõtlesite. Ja kaebuste register, mis sisaldab ka õnnetuste või peaaegu-õnnetuste teatisi, on dokument, mida järelevalveametnik esimesena nõuab niipea, kui midagi läheb valesti, sest see näitab, kas signaale märgati õigeaegselt.
Detail, kus siin käib kõige sagedamini valesti
Koht, kus ettevõtted kõige enam komistama jäävad, pole dokumendite kogumine, vaid nende leidmine hetkel, kui järelevalveametnik neid nõuab. Dokumendid, mis kuskil postkastis, tarnijaportaalis või vana kontaktisiku juures seisavad, arvestatakse praktikas kui te ei saa neid mõistliku aja jooksul esitada. Lisaks algab säilitamise tähtaeg tavaliselt sellest hetkest, mil toote mudel või partii turule toodud sai, mitte viimase müügi hetkest. Toodete puhul, mis assortimendis aastate kaupa jäävad, või partiide puhul, mida periodiliselt kordustellinud saate, tähendab see, et te peate mudeli või partii kohta näitama, milline dokumentatsiooni versioon sellega kaasneb, mitte ainult seda, et dokumentatsioon kunagi oli.
Teine detail, mis sageli jääb hajusalt käsitlemata: dokumendid, mis on ainult paberil või ainult tarnijapool, on riskantsed, kui see suhe lõpeb. Kes tarniajat vahetab või toodet väljafaasib, teeks hästi, kui sellel hetkel aluseks olevad dokumendid ohututesse kohtadesse seaks, selle asemel et uskuda juurdepääsuks, mis hiljem võib mitte enam olemas olla.
Kuidas seda korraldada nii, et see pole projekt
Enamikul KVE-del pole eraldi nõuetekohastuse osakonda, ja see pole ka vajalik. Mis aitab, on toote kaupa püsimine dossiee, milles oht-hindamine, tehniline dokumentatsioon, tarnija deklaratsioonid ja võimalikud kaebused koos seisavad, et te ei peaks igal puhul uuesti otsima. Kes nõuandetelt kaasabi otsib, leiab teabebaasis, teema kaupa korraldatud selgitust, milline dokument millise rolli juurde kuulub ja kus seda seadusest leida; viimane on tahtlikult tasuta juurdepääsetav, ka ilma kontota.
Nende dokumentide struktureerimine, sealhulgas sisemine vaatlussüsteem kaebuste registriga ja järelevalve selle üle, mis peab toimuma iga toote puhul, on see osa, mida gpsria.eu tasulise süsteemina pakub. Me struktureerime riskianalüüsi ja dokumenti, kuid ei anna sellele ise hinnangut ja ei kinnita kunagi, et toode vastab seadusele; see jääb teie endi või spetsialiseeritud partneri kohustusesk. Kui palju see maksab ja mis seal sees on, on selgelt kirjas hinnakaardi lehel, ja kuidas teave tekib, loete lehe peal, kuidas see toimib.
Kas teil on kahtlusi, millised dokumendid teie olukordas asjakohasust, või tahate te enne dokumenti koostamist näha, millisse rolli kuulute? Tasuta kiirskann annab selleks esimese ülevaate, ilma et te peaksite end registreerima.