Koje dokumente morate čuvati šest godina prema GPSR-u?
Uredba predviđa rok čuvanja od deset godina za tehničku dokumentaciju kod proizvođača, te kraće i manje jasne rokove za druge dokumente poput pritužbi i prijava nesreća. Budući da se ti rokovi razlikuju po dokumentu i mogu varirati ovisno o ulozi u lancu, pitanje koje bi se poduzetnici sami trebali postaviti nije "koliko dugo" nego "koje dokumente uopće trebam moći pokazati i komu".
U praksi se to svodi na četiri vrste dokumenata: analizu rizika po proizvodu, tehničku dokumentaciju koju je proizvođač (ili tko se za to izdaje) izradio ili dao izraditi, izjave i izvještaje ispitivanja koje ste zatražili od vašeg dobavljača te vlastitu evidenciju pritužbi, incidentnih slučajeva i eventualne povlačenja proizvoda. Tko je nesiguran pod koju ulogu spada i zato koje dokumente mora čuvati, može kroz nekoliko pitanja doći do odgovora na provjeri uloge koja pokazuje vašu poziciju u lancu.
Zašto upravo ti dokumenti
Analiza rizika je polazišna točka: ona obrazlaže zašto se proizvod smatra sigurnim za namijenjenu upotrebu i koje upozore iz nje proizlaze. Tehnička dokumentacija utvrđuje kako je proizvod sastavljen, ispitan i procijenjen te je za uvoznika ili distributera često nešto što mora zatražiti od proizvođača umjesto da je sam izради. Izjave dobavljača, poput izjava o sukladnosti, izvještaja o ispitivanju i specifikacija materijala, predstavljaju dokaz da ste ih zatražili i provjerili, a ne da ste ih sami izmislili. A registar pritužbi, koji sadrži i prijave nesreća ili gotovo-nesreća, predstavlja dokument koji nadleški organi traže na samom početku čim nešto pođe po zlu, jer pokazuje jesu li signali pravovremeno primijećeni.
Detalj gdje se najčešće griješi
Točka gdje poduzeća najčešće zapinjaju nije prikupljanje dokumenata već njihova dostupnost u trenutku kada nadleški organ traži dokumente. Dokumenti koji negdje leže u poštanskoj kutiji, na portalu dobavljača ili kod starog kontakta ne brojaju se u praksi ako ih ne možete pružiti u razumnom roku. Osim toga, rok čuvanja obično počinje od trenutka kada se proizvodna linija ili serija stavi na tržište, a ne od zadnje prodaje. Za proizvode koji ostaju godinama u asortimanu ili serije koje povremeno naručujete, to znači da za svaki model ili seriju morate moći dokazati koja verzija dokumentacije im pripada, a ne samo da je dokumentacija nekad postojala.
Drugi detalj koji često biva zanemarен: dokumenti koji postoje samo na papiru ili samo kod dobavljača su ranjivi čim se taj odnos završi. Tko zamijeni dobavljača ili isključi proizvod iz ponude, trebao bi u tom trenutku sigurno osigurati temeljne dokumente umjesto da se oslanja na pristup koji kasnije možda više neće postojati.
Kako ovo urediti bez da postane projekt
Većina malih i srednjih poduzeća nema odvojenu odjelu za usklađenost, a to ni ne mora biti. Što pomaže je po proizvodu voditi čvrsto dosje u kojem su zajedno analiza rizika, tehnička dokumentacija, izjave dobavljača i eventualne pritužbe, tako da pri svakom upitu ne morate ponovno tražiti. U banci znanja, razvrstanoj po temama je objašnjeno koji dokument pripada kojoj ulozi i gdje se to može pronaći u wettekstu; ovo je namjerno besplatno dostupno, čak i bez računa.
Strukturiranje tih dosijea, uključujući interni sustav sukladnosti s registrom pritužbi i praćenje onoga što se mora dogoditi po proizvodu, predstavlja dio koji gpsria.eu nudi kao plaćeni sustav. Mi strukturiramo analizu rizika i dosije, ali ne dajemo vlastiti sud o tome i nikada ne izjavljujemo da proizvod udovoljava zakonu; to ostaje na vama ili na specijaliziranom partneru. Što to košta i što je uključeno, jasno je prikazano na stranici s cijenama, a kako se informacija nastaje možete pročitati na stranici o kako funkcionira.
Sumnjate li u to koji su vam dokumenti relevantni u vašoj situaciji, ili prvo želite vidjeti pod koju ulogu spadate prije nego što počnete graditi dosije? Besplatan brzi pregled daje prvi pokazatelj za to, bez potrebe za registracijom.