Liema dokumenti għandek iżomm għas-sitt snin taħt ir-GPSR?
Ir-regolament jaħdem b'perjodu ta' ħfira ta' għaxar snin għad-dokumentazzjoni teknika għall-manifatturi, u b'perjodi aqsar, mhux ċari daqs, għal karti oħra bħal ilmamenti u notifiki ta' inċidenti. Minħabba li dawk il-perjodi jvarjaw għal kull dokument u jista' jkun hemm differenzi skond ir-rwol tiegħek fil-katina, il-mistoqsija li jista' jiftitlek int lil nnifsk mhiex "kemm iz-zmin" iżda "liema karti għandu jkun għandi nistgħu nippreżenta, u lil min".
Fil-prattika, dan jiftaħ rab kattegoriementi ta' dokumenti: l-analiżi tar-riskju għal kull prodott, id-dokumentazzjoni teknika li l-manifattur (jew min jinħabeż dak ir-rwol) ħaqqigħha jew ittalab li jiġu mħaqqqa, id-dikjarazzjonijiet u r-rapporti ta' test li ħaqqqaroħ mill-fornitur tiegħek, u l-amministrazzjoni privata tiegħek tal-ilmamenti, inċidenti u eventwalment azzjonijiet ta' riċall. Min hemm dubji dwar liema rwol tiegħu hu, u għalhekk liema karti jkunu tal-kunsinna tiegħu, isib hemm indikazzjoni għal dan b'ftit mistoqsija permezz ta' iċ-ċekk tal-rwol li jippreżenta l-pożizzjoni tiegħek fil-katina.
Għaliex prattikament dawk id-dokumenti
L-analiżi tar-riskju hija l-pożizzjoni ta' bidu: hi jsostni għaliex prodott jinġibed bħala sigur għall-użu meqrubez u liema twissiet jiġu minnha. Id-dokumentazzjoni teknika tistabbilixxi kif il-prodott tnissab, ġie ttestjat u vvalutat, u għall-importatur jew disdribbuitur ħafnappejn jkun xi ħaġa li għandu jitlob mill-manifattur minflok inkella jistħaqqhom innifsu. Id-dikjarazzjonijiet tal-fornitur, għall-eżempju dikjarazzjonijiet ta' konformità, rapporti ta' test u speċifikazzjonijiet tal-materjali, jiffurmaw il-pruvwa li tintilaf u tikkontrolla, mhux li tħalqihom innifsk. U r-reġistru tal-ilmamenti, inklużu fih ukoll notifiki ta' inċidenti jew inċidenti kważi-għamla, hija l-karti li awtorità ta' kontroll talba l-ewwel dritt fejn hemm xi ħaġa li tmur ħamrija, minħabba li turi jekk sinjali tnixxfu b'mod tajjib.
Il-parir li hawn l-aktar jitlef
Il-punt fejn kumpanniji l-aktar jaqgħu dwar hu mhux il-ġbir ta' dokumenti, iżda l-aċċessibbiltà tagħhom meta awtorità ta' kontroll talba dwarihom. Dokumenti li hemm f'kaxxoniera ta' email, fuq portal ta' fornitur jew ma' persuna ta' kuntatt antika, ma jgħoddu fi prattika bħala jekk int mhux tista' tippreżentahom fi terminu raġonabbli. Iddur ukoll li l-perjodu ta' ħfira ġeneralment jibda jidur mill-mument meta mudell ta' prodott jew batch ġie misjuq fuq is-suq, mhux mill-aħħar bejgħ. Għal prodotti li jibqgħu fil-assortiment għal snin, jew għal batċ li int perjodikament tintilaf, dan jifhem li għandok għal kull mudell jew għal kull batch tista' tiddebitur liema verżjoni tad-dokumentazzjoni tagħhom, mhux sempliċiment li kien hemm dokumentazzjoni xi darba.
Dinja senja li ħafnappejn tinħież: dokumenti li jeżistu biss fuq karti jew biss inda l-fornitur, huma vulnerabbli hekk li dik ir-relazzjoni tagħtih. Min ixxaqqileb fornitur jew prodott li jittahhil, għandu jikseb ħsieb li d-diqqieqa sottostanti jkollhom jkunu sikuri f'dak il-mument minflok li jlaqqu lis-sħubija li aktar tard tista' ma teżisti.
Kif int torganizza dan minflok ma jkun proġett
Il-firxiet MKB il-aktar m'għandhomx dipartiment separate ta' konformità, u dan mhux neċessar ukoll. Xi ħaġa li tagħtik ħelp, hija għal kull prodott dossier fiss li twirrex l-analiżi tar-riskju, id-dokumentazzjoni teknika, id-dikjarazzjonijiet tal-fornitur u eventwalment kwalunkwe ilment, sabiex int mhux kellok tuftix mill-ġdid għal kull mistoqsija. F' l-bank tal-għarfien, irkuprat għal kull suġġett hija kkleera liema dokument hu ma' liema rwol u fejn fil-wettekst tal-liġi li tkun tista' ssib dik il-aħħar; dan l-aħħar hawn intenzjoni li tkun aċċessibbli mingħajr ħlas, ukoll mingħajr kont.
L-istrutturamento ta' dawk id-dossiers, inklużi s-sistema ta' conformità interna bil-reġistru ta' reklami u l-monitoraġġ ta' dak li għandu jsir għal kull prodott, huwa l-komponenti li gpsria.eu toffri bħala sistema mħallas. Aħna nistrutturaw l-analiżi tar-riskju u d-dossier, iżda ma nagħtux ħkum dwarhom u qatt ma niddikjaraw li prodott jikkonforma mal-liġi; dak jibqa' għalik int jew ma' partner speċjalizzat. Dak li kosta u dak li fih, huwa ċar fuq il- paġna tal-prezzaru kif l-informazzjoni titaħħad taqraha fuq il- il-paġna dwar kif jaħdem.
Tqatta' tafhimx liema dokumenti huma rilevanti fis-situazzjoni tiegħek, jew trid tara l-ewwel taħt liema rwol taqa' qabel ma tibda' tibni dossier? L-iskennjar miftuħ u ħielsa joffrillek indikazzjoni inizjali għal dan, mingħajr ma tkollokhom istemmiet.