Welche Dokumente müssen Sie sechs Jahre lang gemäß der GPSR aufbewahren?
Die Verordnung arbeitet mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für die technische Dokumentation bei Herstellern und mit kürzeren, weniger eindeutigen Fristen für andere Unterlagen wie Beschwerden und Meldungen von Unfällen. Weil diese Fristen pro Dokument unterschiedlich sind und pro Rolle in der Lieferkette abweichen können, ist die Frage, die sich Unternehmer besser selbst stellen sollten, nicht "wie lange", sondern "welche Unterlagen muss ich überhaupt vorlegen können, und gegenüber wem".
In der Praxis kommt das auf vier Arten von Dokumenten an: die Risikoanalyse pro Produkt, die technische Dokumentation, die der Hersteller (oder wer dafür gilt) erstellt oder erstellen lassen hat, die Erklärungen und Testberichte, die Sie bei Ihrem Lieferanten angefordert haben, und Ihre eigenen Unterlagen über Beschwerden, Zwischenfälle und etwaige Rückrufe. Wer sich unsicher ist, unter welche Rolle er fällt und welche Unterlagen daher in seinen Verantwortungsbereich gehören, findet mit einigen Fragen eine Orientierung über die Rollenprüfung, die Ihre Position in der Lieferkette zeigt.
Warum gerade diese Dokumente
Die Risikoanalyse ist der Ausgangspunkt: Sie begründet, warum ein Produkt als sicher für die vorgesehene Verwendung gilt und welche Warnhinweise sich daraus ergeben. Die technische Dokumentation legt fest, wie das Produkt zusammengesetzt, getestet und bewertet wurde, und ist für einen Importeur oder Distributor oft etwas, das er beim Hersteller anfordern muss, anstatt es selbst zu erstellen. Die Erklärungen des Lieferanten – denken Sie an Konformitätserklärungen, Testberichte und Materialspezifikationen – bilden den Beweis, dass Sie diese anfordern und überprüfen, nicht dass Sie sie selbst erfinden. Und das Beschwerdeverzeichnis mit darin enthaltenen Meldungen von Unfällen oder Beinaheunfällen ist das Dokument, das ein Überwachungsorgan sofort anfordert, wenn etwas schiefgeht, weil es zeigt, ob Signale rechtzeitig bemerkt wurden.
Das Detail, das hier am häufigsten schiefgeht
Der Punkt, an dem Unternehmen am meisten straucheln, ist nicht die Sammlung von Dokumenten, sondern ihre Auffindbarkeit zum Zeitpunkt, an dem ein Überwachungsorgan danach fragt. Dokumente, die irgendwo in einer Mailbox, auf einem Lieferantenportal oder bei einer früheren Kontaktperson liegen, zählen in der Praxis nicht, wenn Sie sie nicht innerhalb einer angemessenen Frist vorlegen können. Hinzu kommt, dass die Aufbewahrungsfrist normalerweise ab dem Zeitpunkt zu laufen beginnt, an dem ein Produktmodell oder eine Charge auf den Markt gebracht wird, nicht ab dem letzten Verkauf. Bei Produkten, die jahrelang im Sortiment bleiben, oder bei Chargen, die Sie regelmäßig nachbestellen, bedeutet dies, dass Sie pro Modell oder pro Charge nachweisen müssen, welche Version der Dokumentation dazugehört, nicht nur dass es irgendwann Dokumentation gab.
Ein zweites Detail, das oft zu wenig Beachtung findet: Dokumente, die nur in Papierform vorhanden sind oder nur beim Lieferanten liegen, sind anfällig, wenn diese Beziehung endet. Wer einen Lieferanten wechselt oder ein Produkt auslaufen lässt, tut gut daran, die zugrundeliegenden Unterlagen zu diesem Zeitpunkt sicher zu archivieren, anstatt sich auf einen Zugang zu verlassen, der später möglicherweise nicht mehr besteht.
Wie Sie dies ordnen, ohne dass es ein Projekt wird
Die meisten KMU haben keine separate Compliance-Abteilung, und das muss auch nicht sein. Was hilft, ist, pro Produkt eine feste Dokumentenmappe zu führen, in der Risikoanalyse, technische Dokumentation, Lieferantenerklärungen und etwaige Beschwerden zusammenstehen, damit Sie nicht bei jeder Anfrage von vorne suchen müssen. In der Wissensdatenbank, pro Thema zusammengestellt wird erläutert, welches Dokument zu welcher Rolle gehört und wo das in der Gesetzestexte zu finden ist; dieses Letztere ist absichtlich kostenlos zugänglich, auch ohne Benutzerkonto.
Die Strukturierung dieser Dossiers, einschließlich des internen Compliance-Systems mit Beschwerdeverzeichnis und der Überwachung der erforderlichen Maßnahmen pro Produkt, ist der Bestandteil, den gpsria.eu als kostenpflichtiges System anbietet. Wir strukturieren die Risikoanalyse und das Dossier, geben aber selbst keine Bewertung ab und erklären niemals, dass ein Produkt der Verordnung entspricht; das bleibt Ihnen selbst oder einem spezialisierten Partner überlassen. Was das kostet und was darin enthalten ist, finden Sie übersichtlich auf der Preisseiteund wie die Informationen zustande kommen, lesen Sie auf der Seite über die Funktionsweise.
Sind Sie unsicher, welche Dokumente in Ihrer Situation relevant sind, oder möchten Sie zunächst sehen, unter welche Rolle Sie fallen, bevor Sie ein Dossier aufbauen? Der kostenlose Quick-Check gibt Ihnen dazu einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass Sie sich registrieren müssen.