Katere dokumente moram shraniti šest let pod GPSR?
Uredba za proizvajalce predvideva rok hrambe deset let za tehnično dokumentacijo, za druge dokumente, kot so pritožbe in poročila o nesrečah, pa krajše in manj nedvoumne roke. Ker se ti roki razlikujejo glede na vrsto dokumenta in vlogo v verigi, je vprašanje, ki si ga podjetniki bolje postavijo, ne »kako dolgo« temveč »katere dokumente sploh moram imeti na razpolago in komu«.
V praksi gre za štiri vrste dokumentov: analizo tveganja na proizvod, tehnično dokumentacijo, ki jo je proizvajalec (ali kdor nastopa v tej vlogi) pripravil ali naročil, izjave in preizkusne poročile, ki ste jih zahtevali pri svojem dobavitelju, ter lastni register pritožb, incidentov in morebitnih umikov iz trga. Tisti, ki dvomijo, v katero vlogo spadajo in katere dokumente morajo zbrati, lahko prek nekaj vprašanj dobijo smernico v preverjanju vloge, ki prikazuje vašo pozicijo v verigi.
Zakaj prav te dokumente
Analiza tveganja je izhodišče: dokazuje, zakaj se proizvod šteje za varen za predvideno uporabo, in navaja opozorila, ki izhajajo iz nje. Tehnična dokumentacija prikazuje, kako je bil proizvod sestavljen, testiran in ocenjen, in je za uvoznika ali distributerja pogosto nešto, kar mora zahtevati pri proizvajalcu, namesto da bi jo pripravil sam. Dobaviteljeve izjave, kot so izjave o skladnosti, preizkusna poročila in specifikacije materialov, dokazujejo, da jih zahtevate in preverjate, ne da bi jih sami sestavljali. Register pritožb, vključno s poročili o nesrečah ali skoraj nesrečah, pa je dokument, ki ga nadzorni organ najprej zahteva, ko kaj pošibko, ker kaže, ali so signali pravočasno opaženi.
Podrobnost, ki se tu najpogosteje zgodi narobe
Mesto, kjer podjetja najpogosteje naletijo na težave, ni zbiranje dokumentov, temveč njihova dostopnost, ko jih nadzorni organ zahteva. Dokumenti, ki so negdje v nabiralnici, na portalu dobavitelja ali pri starem stikom, v praksi ne štejejo, če jih ne morete predložiti v razumnem roku. Poleg tega se rok hrambe običajno začne šteti od dneva, ko je model proizvoda ali serija prispela na trg, ne od zadnje prodaje. Pri proizvodih, ki ostanejo v asortimanu leta ali pri serijah, ki jih redno naročate, to pomeni, da morate na proizvod ali na serijo dokazati, katera različica dokumentacije je bila zanjo potrebna, ne le da je dokumentacija nekoč obstajala.
Druga podrobnost, ki se pogosto spregleduje: dokumente, ki obstajajo le v papirni obliki ali le pri dobavitelju, postanejo ranljivi, ko se razmerje konča. Kdor zamenja dobavitelja ali umaknе proizvod iz prodaje, je bolje, da takrat zagotovi osnovne dokumente na varnem mestu, namesto da se zanaša na dostop, ki morda pozneje ne bo več mogoč.
Kako to urediti, da ne postane projekt
Večina MKB-podjetij nima posebnega oddelka za skladnost, in to tudi ni nujno. Kar pa pomaga, je, da za vsak proizvod vodite stalen dosje, v katerem so zbrana analiza tveganja, tehnična dokumentacija, dobaviteljeve izjave in morebitne pritožbe, tako da vam vsakič, ko se vprašanja pojavijo, ni treba znova iskati. V bazi znanja, urejeni po temah, je pojasnjeno, kateri dokument sodi k kateri vlogi in kje se to nahaja v besedilu uredbe; slednje je namerno prosto dostopno, tudi brez računa.
Strukturiranje teh datotek, vključno z notranjim sistemom skladnosti s registrom pritožb in spremljanjem, kar je treba storiti za vsak proizvod, je del, ki ga gpsria.eu ponuja kot plačljiv sistem. Strukturiramo analizo tveganja in datoteko, vendar sami ne damo lastnega mnenja in nikoli ne zatrdimo, da je proizvod skladen z zakonom; to ostane prepuščeno vam ali usposobljeni stranki. Kaj to stane in kaj vsebuje, je jasno prikazano na strani s cenami, način nastanka informacij pa je razložen na strani, kako deluje.
Če ste negotovi, kateri dokumenti so v vaši situaciji relevantni, ali želite najprej videti, pod katero vlogo spadate, preden začnete graditi datoteko? Brezplačna hitro skeniranje vam da prvo indikacijo za to, ne da bi se morali registrirati.