Jakie dokumenty musi Pan/Pani przechowywać przez sześć lat zgodnie z GPSR?
Rozporządzenie przewiduje okres przechowywania dziesięciu lat dla dokumentacji technicznej u producentów, oraz krótsze i mniej jednoznaczne okresy dla innych dokumentów, takich jak skargi i zgłoszenia wypadków. Ponieważ okresy te różnią się w zależności od dokumentu i roli w łańcuchu, pytanie, które przedsiębiorcy powinni sobie zadać, to nie "jak długo", ale "które dokumenty w ogóle muszę móc przedstawić i komu".
W praktyce sprowadza się to do czterech rodzajów dokumentów: analizy ryzyka na produkt, dokumentacji technicznej opracowanej lub zlecone do opracowania przez producenta (lub kto się za niego podaje), oświadczeń i raportów z badań, które pan/pani żądał od swojego dostawcy, oraz ewidencji wewnętrznej skarg, incydentów i ewentualnych działań wycofania. Kto zastanawia się, pod jaką rolę się podpada i jakie dokumenty są jego odpowiedzialnością, znajdzie na to wskazanie poprzez kilka pytań w sprawdzeniu ról, które pokazuje pana/pani pozycję w łańcuchu.
Dlaczego właśnie te dokumenty
Analiza ryzyka jest punktem wyjścia: uzasadnia, dlaczego produkt uważa się za bezpieczny do zamierzonego użytku i jakie ostrzeżenia z tego wynikają. Dokumentacja techniczna określa, jak produkt jest złożony, testowany i oceniany, i dla importera lub dystrybutora jest to często coś, co musi żądać od producenta zamiast opracowywać sam. Oświadczenia dostawcy, takie jak oświadczenia zgodności, raporty z badań i specyfikacje materiałów, stanowią dowód, że pan/pani je żąda i sprawdza, nie że je pan/pani wymyśla. A rejestr skarg, zawierający również zgłoszenia wypadków lub prawie-wypadków, to dokument, który inspektorem jako pierwszego żąda kontroler, gdy coś się nie powiedzie, ponieważ pokazuje, czy sygnały zostały zauważone w odpowiednim czasie.
Szczegół, w którym najczęściej dochodzi do błędów
Punkt, w którym firmy najczęściej napotykają trudności, to nie gromadzenie dokumentów, ale ich dostępność w momencie, gdy kontroler ich żąda. Dokumenty znajdujące się gdzieś w skrzynce odbiorczej, na portalu dostawcy lub u starej osoby kontaktowej w praktyce się nie liczą, jeśli pan/pani nie może ich dostarczyć w rozsądnym terminie. Ponadto okres przechowywania zwykle zaczyna się od momentu wprowadzenia na rynek modelu produktu lub partii, nie od ostatniej sprzedaży. W przypadku produktów, które pozostają w asortymencie przez wiele lat, lub partii, które pan/pani okresowo zamawiał, oznacza to, że na model lub partię musi pan/pani móc wykazać, która wersja dokumentacji do nich należy, nie tylko że kiedyś dokumentacja była.
Drugi szczegół, który jest często pomijany: dokumenty, które istnieją tylko w wersji papierowej lub znajdują się tylko u dostawcy, są podatne na ryzyko w momencie zakończenia tej relacji. Kto zmienia dostawcę lub wycofuje produkt, robi dobrze, zabezpieczając wtedy dokumenty bazowe w bezpiecznym miejscu zamiast polegać na dostępie, który może później już nie istnieć.
Jak to uporządkować bez tego, aby stał się to projekt
Większość firm MKB nie ma osobnego działu zgodności, i nie musi. Pomocne jest natomiast prowadzenie dla każdego produktu stałego dossier, w którym analiza ryzyka, dokumentacja techniczna, oświadczenia dostawcy i ewentualne skargi znajdują się w jednym miejscu, abyś nie musiał szukać od nowa przy każdym pytaniu. W bazie wiedzy, przesortowanej tematycznie wyjaśniono, który dokument należy do której roli i gdzie w tekście ustawy się go odnajduje; to ostatnie jest celowo dostępne bezpłatnie, również bez konta.
Strukturowanie tych dokumentów, w tym wewnętrzny system zgodności z rejestrem skarg i monitorowanie tego, co należy zrobić dla każdego produktu, to część, którą gpsria.eu oferuje jako system płatny. Strukturyzujemy analizę ryzyka i dokumentację, ale sami jej nie oceniamy i nigdy nie potwierdzamy, że produkt zgodny z prawem; to pozostaje w gestii Państwa lub wyspecjalizowanego partnera. Ile to kosztuje i co się w tym zawiera, jest przejrzyście przedstawione na stronie cenowej, a o tym, jak powstaje informacja, przeczyta Państwo na stronie na temat sposobu działania.
Jeśli nie jesteście pewni, które dokumenty są istotne w Państwa sytuacji, lub chcecie najpierw zobaczyć, jaką rolę pełnicie, zanim zaczynacie budować dokumentację? Bezpłatna szybka kontrola daje na to pierwszy wskaźnik, bez konieczności rejestracji.