Ποια έγγραφα πρέπει να διατηρήσετε για έξι χρόνια σύμφωνα με το GPSR;
Ο κανονισμός ορίζει προθεσμία διατήρησης δέκα ετών για την τεχνική τεκμηρίωση στους κατασκευαστές, και συντομότερες, λιγότερο σαφείς προθεσμίες για άλλα έγγραφα όπως καταγγελίες και δηλώσεις ατυχημάτων. Επειδή αυτές οι προθεσμίες διαφέρουν ανά έγγραφο και ενδέχεται να ποικίλλουν ανάλογα με το ρόλο στην αλυσίδα, το ερώτημα που θα έπρεπε να θέσουν καλύτερα οι επιχειρήσεις δεν είναι «πόσο καιρό» αλλά «ποια έγγραφα πρέπει πραγματικά να μπορώ να παρουσιάσω, και σε ποιον».
Στην πράξη, αυτό περιλαμβάνει τέσσερις κατηγορίες εγγράφων: την ανάλυση κινδύνου ανά προϊόν, την τεχνική τεκμηρίωση που έχει συντάξει ή έχει κάνει να συνταχθεί ο κατασκευαστής (ή όποιος τον αντικαθιστά), τις δηλώσεις και τις εκθέσεις δοκιμών που ζητήσατε από τον προμηθευτή σας, και τη δική σας τεκμηρίωση των καταγγελιών, περιστατικών και ενδεχόμενων δράσεων ανάκλησης. Όποιος αμφιβάλλει για το ποιο ρόλο του ανήκει, και κατά συνέπεια ποια έγγραφα είναι ευθύνη του, μπορεί να πάρει ένδειξη απαντώντας μερικές ερωτήσεις μέσω του ελέγχου ρόλων που δείχνει τη θέση σας στην αλυσίδα.
Γιατί ακριβώς αυτά τα έγγραφα
Η ανάλυση κινδύνου είναι το σημείο αναφοράς: τεκμηριώνει γιατί ένα προϊόν θεωρείται ασφαλές για την προβλεπόμενη χρήση και ποιες προειδοποιήσεις προκύπτουν από αυτό. Η τεχνική τεκμηρίωση καθορίζει τον τρόπο σύνθεσης, δοκιμής και αξιολόγησης του προϊόντος, και για έναν εισαγωγέα ή διανομέα είναι συχνά κάτι που πρέπει να ζητήσει από τον κατασκευαστή αντί να το συντάξει ο ίδιος. Οι δηλώσεις του προμηθευτή, όπως δηλώσεις συμμόρφωσης, εκθέσεις δοκιμών και προδιαγραφές υλικών, αποτελούν απόδειξη ότι τα ζητάτε και τα ελέγχετε, όχι ότι τα εφαρμόζετε ο ίδιος. Και το μητρώο καταγγελιών, που περιέχει επίσης δηλώσεις ατυχημάτων ή σχεδόν-ατυχημάτων, είναι το έγγραφο που ζητά πρώτα ένας εποπτικός φορέας όταν κάτι πάει στραβά, επειδή δείχνει αν τα σήματα παρατηρήθηκαν εγκαίρως.
Η λεπτομέρεια που πάει περισσότερο στραβά εδώ
Το σημείο όπου οι επιχειρήσεις συναντούν τα περισσότερα προβλήματα δεν είναι η συλλογή εγγράφων, αλλά η δυνατότητα εντοπισμού τους τη στιγμή που ένας εποπτικός φορέας τα ζητά. Έγγραφα που βρίσκονται κάπου σε ένα γραμματοκιβώτιό, σε μια πύλη προμηθευτή ή σε ένα παλιό στέλεχος επικοινωνίας, δεν λογαριάζονται στην πράξη αν δεν μπορείτε να τα παρουσιάσετε σε λογικό χρονικό διάστημα. Επιπλέον, η προθεσμία διατήρησης ξεκινά συνήθως από τη στιγμή που ένα μοντέλο προϊόντος ή μια παρτίδα διατίθεται στην αγορά, όχι από την τελευταία πώληση. Για προϊόντα που παραμένουν για χρόνια σε ένα εύρος, ή για παρτίδες που παραγγέλνετε περιοδικά, αυτό σημαίνει ότι για κάθε μοντέλο ή παρτίδα πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε ποια έκδοση της τεκμηρίωσης της αντιστοιχεί, όχι μόνο ότι υπήρχε κάποτε τεκμηρίωση.
Μια δεύτερη λεπτομέρεια που συχνά παραμένει στη σκιά: έγγραφα που υπάρχουν μόνο σε χαρτί ή μόνο στον προμηθευτή είναι ευάλωτα όταν η σχέση αυτή τελειώνει. Όποιος αλλάζει προμηθευτή ή αποσύρει ένα προϊόν από την παραγωγή, θα ήταν σκόπιμο να ασφαλίσει τα υποκείμενα έγγραφα εκείνη τη στιγμή αντί να στηρίζεται σε πρόσβαση που ενδέχεται να μην υπάρχει αργότερα.
Πώς να το οργανώσετε χωρίς να γίνει έργο
Οι περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις δεν έχουν ξεχωριστό τμήμα συμμόρφωσης, και δεν χρειάζεται να έχουν. Αυτό που βοηθά, είναι να διατηρήσετε ένα σταθερό δοσιέ ανά προϊόν που περιέχει την ανάλυση κινδύνου, την τεχνική τεκμηρίωση, τις δηλώσεις προμηθευτή και ενδεχόμενες καταγγελίες, ώστε να μην χρειάζεται να ψάχνετε ξανά σε κάθε ερώτηση. Στο τράπεζα γνώσης, ταξινομημένη ανά θέμα εξηγείται ποιο έγγραφο ανήκει σε ποιο ρόλο και πού θα το βρείτε στο κείμενο του κανονισμού· αυτό είναι σκόπιμα ελεύθερα προσβάσιμο, ακόμη και χωρίς λογαριασμό.
Η δόμηση αυτών των φακέλων, συμπεριλαμβανομένου του εσωτερικού συστήματος συμμόρφωσης με μητρώο παράπονων και την παρακολούθηση του τι πρέπει να συμβεί ανά προϊόν, είναι το τμήμα που το gpsria.eu προσφέρει ως πληρωμένο σύστημα. Δομούμε την ανάλυση κινδύνου και το φάκελο, αλλά δεν δίνουμε οι ίδιοι κάποια κρίση γι' αυτό και δεν δηλώνουμε ποτέ ότι ένα προϊόν συμμορφώνεται με το νόμο· αυτό παραμένει στις δικές σας ευθύνες ή στις ευθύνες ενός εξειδικευμένου συνεργάτη. Τι κοστίζει αυτό και τι περιλαμβάνει, φαίνεται ξεκάθαρα στη σελίδα τιμών, και πώς δημιουργούνται οι πληροφορίες, μπορείτε να διαβάσετε στο τη σελίδα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας.
Αμφιβάλλετε σχετικά με το ποια έγγραφα είναι σχετικά στην περίπτωσή σας, ή θέλετε πρώτα να δείτε υπό ποιο ρόλο εντάσσεστε πριν αρχίσετε να δημιουργείτε έναν φάκελο; Η δωρεάν γρήγορη σάρωση δίνει μια πρώτη ένδειξη γι' αυτό, χωρίς να χρειάζεται να δηλώσετε εγγραφή.