Mitä asiakirjoja sinun on säilytettävä kuusi vuotta GPSR:n mukaisesti?
Asetuksessa määritellään kymmenen vuoden säilytysaika valmistajien tekniselle dokumentaatiolle ja lyhyemmät, epäselvemmät termit muille asiakirjoille, kuten valituksille ja onnettomuusselosteille. Koska säilytysajat vaihtelevat asiakirjatyypeittäin ja voivat poiketa ketjun roolista riippuen, parempi kysymys, jonka yritykset voivat esittää itselleen, ei ole "kuinka kauan" vaan "mitkä asiakirjat minun on pystyttävä esittämään ja kenelle".
Käytännössä se tarkoittaa neljää asiakirjatyyppiä: riskianalyysia tuotetta kohden, teknistä dokumentaatiota, jonka valmistaja (tai kuka sitä edustaa) on laatinut tai laatinut laaditettavaksi, vakuutuksia ja testiraportteja, joita olet pyytänyt toimittajaltasi, sekä omaa hallintokäytäntöään valituksista, poikkeamista ja mahdollisista takaisinkutsuista. Joka epäröi rooliaan ketjussa ja siten sitä, mitkä asiakirjat kuuluvat sinulle, voi saada osoitteen muutamalla kysymyksellä kohtaan roolien tarkastus, joka osoittaa asemasi ketjussa.
Miksi juuri nämä asiakirjat
Riskianalyysi on lähtökohta: se perustelee, miksi tuotetta pidetään turvallisena aiottuun käyttöön ja mitä varoituksia siitä seuraa. Tekninen dokumentaatio kirjaa tuotteen koostumuksen, testauksen ja arvioinnin, ja se on tuojalle tai jälleenmyyjälle usein dokumentti, joka on pyydettävä valmistajalta sen sijaan, että se laadittaisiin itse. Toimittajan vakuutukset, kuten vaatimustenmukaisuusvakuutukset, testiraportit ja materiaalin tekniset tiedot, muodostavat todisteen siitä, että pyydät ja tarkistat ne, etkä keksi niitä itse. Ja valitusrekisteri, jossa on myös merkinnät onnettomuuksista tai läheltä piti -tilanteista, on asiakirja, jonka valvontaviranomainen pyytää ensimmäiseksi, kun jokin menee pieleen, koska se osoittaa, onko signaalit huomattu ajoissa.
Yksityiskohta, joka menee eniten pieleen
Kohta, jossa yritykset eniten käy pieleen, ei ole asiakirjojen kerääminen vaan niiden löydettävyys sillä hetkellä, kun valvontaviranomainen pyytää niitä. Asiakirjat, jotka ovat jossain sähköpostilaatikossa, toimittajien portaalissa tai vanhalla yhteyshenkilöllä, eivät käytännössä kelpaa, jos et voi toimittaa niitä kohtuullisessa ajassa. Lisäksi säilytysaika alkaa yleensä siitä hetkestä, kun tuotemallia tai erää on saatu markkinoille, ei viimeisestä myynneistä. Tuotteiden osalta, jotka pysyvät valikoimassa vuosien ajan, tai erät, joita tilataan säännöllisesti, tämä tarkoittaa, että sinun on pystyttävä osoittamaan mallia tai erää kohden, mikä dokumentaatioversio siihen liittyy, ei vain sitä, että dokumentaatioita joskus oli.
Toinen yksityiskohta, joka jää usein huomiotta: asiakirjat, jotka ovat olemassa vain paperilla tai vain toimittajalla, ovat alttiita, kun tämä suhde päättyy. Joka vaihtaa toimittajaa tai poistaa tuotteen asteittain käytöstä, tekee hyvää pidentämällä pohjadokumentteja turvallisesti tuolla hetkellä sen sijaan, että luottaisi pääsyyn, joka myöhemmin ei ehkä ole olemassa.
Kuinka järjestät tämän ilman, että se muuttuisi projektiksi
Useimmilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei ole erillistä vaatimustenmukaisuus-osastoa, eikä sellaisen tarvitse olla. Mikä auttaa, on pitää kunkin tuotteen kiinteää kansiota, jossa riskianalyysi, tekninen dokumentaatio, toimittajan vakuutukset ja mahdolliset valitukset ovat yhdessä, jotta et joudu etsimään uudelleen jokaisen kysymyksen yhteydessä. Käyttöön tietopankissa, aiheittain lajiteltuna on selitetty, mihin asiakirjaan kukin rooli kuuluu ja mistä se löytyy lainsäädäntötekstissä; viimeksi mainittu on tarkoituksella vapaasti saatavilla, myös ilman tiliä.
Näiden tiedostojen järjestäminen, mukaan lukien sisäinen vaatimustenmukaisuusjärjestelmä, joissa on valitukset rekisterissä ja seuranta siitä, mitä kussakin tuotteessa on tehtävä, on se osa, jonka gpsria.eu tarjoaa maksullisena järjestelmänä. Järjestämme riskianalyysin ja tiedoston, mutta emme anna siihen itse arviota eikä koskaan väitä, että tuote noudattaa lakia; se jää sinulle tai erikoistuneelle kumppanille. Mitä se maksaa ja mitä siinä on, näkyy selvästi sivulla hinnoittelusivu, ja kuinka tieto syntyy, voit lukea kohdasta sivulla, jossa käydään läpi prosessia.
Epäiletäänkö sinua, mitkä asiakirjat ovat tilanteessasi olennaisia, vai haluatko ensin nähdä, mihin rooliin kuulut, ennen kuin alat rakentaa tiedostoa? Ilmainen pika-analysaattori antaa siihen ensimmäisen viitteen, ilman että sinun tarvitsee rekisteröityä.