Ce documente trebuie să păstrați șase ani în temeiul GPSR?
Regulamentul utilizează o perioada de păstrare de zece ani pentru documentația tehnică la producători, și perioade mai scurte, mai puțin clare pentru alte documente precum reclamații și notificări de accidente. Deoarece aceste perioade diferă în funcție de document și pot varia în funcție de rolul dvs. în lanț, întrebarea pe care ar trebui să și-o pună mai bine întreprinzătorii nu este "cât de mult timp" ci "ce documente trebuie să pot prezenta în general, și cui".
În practică, aceasta se reduce la patru tipuri de documente: analiza riscurilor per produs, documentația tehnică pe care producătorul (sau cine se pretinde a fi acesta) a întocmit-o sau a dispus-o, declarațiile și rapoartele de testare pe care le-ați solicitat furnizorului dvs., și propria evidență a reclamațiilor, incidentelor și posibilelor acțiuni de retragere. Cine ezită cu privire la ce rol joacă și, prin urmare, ce documente sunt responsabilitatea sa, poate găsi o indicație prin răspunderea la câteva întrebări pe verificarea rolurilor care vă arată poziția în lanț.
De ce exact aceste documente
Analiza riscurilor este punctul de plecare: ea justifică de ce un produs este considerat sigur pentru utilizarea prevăzută și ce avertismente decurg din aceasta. Documentația tehnică stabilește cum este compus produsul, testat și evaluat, și pentru un importator sau distribuitor este adesea ceva pe care trebuie să îl solicite producătorului în loc să îl elaboreze singur. Declarațiile furnizorului, cum ar fi declarațiile de conformitate, rapoartele de testare și specificațiile materialelor, constituie dovada că le solicitați și le verificați, nu că le inventați singur. Și registrul de reclamații, care include și notificări de accidente sau aproape-accidente, este documentul pe care un inspector de supraveghere îl solicită în primul rând când ceva merge prost, deoarece arată dacă semnalele au fost observate în timp util.
Detaliul în care lucrurile se-ntâmplă cel mai des greșit
Punctul în care companiile se poticnesc cel mai mult nu este colectarea documentelor, ci găsirea acestora în momentul în care o autoritate de supraveghere o solicită. Documente care se află într-o cutie poștală, pe un portal al furnizorului sau la o persoană de contact veche nu contează în practică dacă nu le puteți prezenta în termen rezonabil. Se adaugă faptul că perioada de păstrare începe de obicei din momentul în care un model de produs sau un lot este pus pe piață, nu din momentul ultimei vânzări. Pentru produse care rămân multi ani în asortiment sau pentru loturi pe care le recomandați periodic, aceasta înseamnă că trebuie să puteți demonstra pentru fiecare model sau lot ce versiune de documentație îi aparține, nu doar că a existat cândva documentație.
Un al doilea detaliu care rămâne adesea neatent: documente care există numai pe hârtie sau numai la furnizor sunt vulnerabile atunci când acea relație se-ncheie. Cine schimbă un furnizor sau elimină treptat un produs, ar fi bine să asigure acele documente în momentul acela, în loc să se bazeze pe acces care mai târziu ar putea să nu existe.
Cum să organizați aceasta fără ca să devină un proiect
Majoritatea companiilor MKB nu au un departament de conformitate separat, și nici nu trebuie. Ceea ce ajută este să țineți pentru fiecare produs un dosar stabil în care se află analiza riscului, documentația tehnică, declarații de furnizor și eventuale reclamații, astfel încât să nu trebuiască să căutați din nou la fiecare întrebare. În baza de cunoștințe, detaliat per subiect se explică ce document aparține cărei roluri și unde în textul legii se poate găsi; aceasta din urmă este deliberat liber accesibilă, și fără cont.
Structurarea dosarelor respective, inclusiv sistemul intern de conformitate cu registrul de reclamații și monitorizarea a ceea ce trebuie să se întâmple per produs, este componenta pe care gpsria.eu o oferă ca sistem plătit. Noi structurăm analiza riscurilor și dosarul, dar nu dăm noi înșine o opinie asupra acestora și nu declarăm niciodată că un produs este conform cu legea; aceasta rămâne responsabilitatea dumneavoastră sau a unui partener specializat. Ce costă aceasta și ce conține, este prezentat clar pe pagina de prețuri, iar cum ia naștere informația o puteți citi pe pagina despre modul de funcționare.
Aveți îndoieli cu privire la care documente sunt relevante în situația dumneavoastră, sau doriți mai întâi să vedeți sub ce rol vă încadrați înainte de a începe să construiți un dosar? Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație pentru aceasta, fără a fi nevoie să vă înregistrați.