¿Qué documentos debe conservar durante seis años conforme a la GPSR?
El Reglamento establece un plazo de conservación de diez años para la documentación técnica en el caso de los fabricantes, y plazos más cortos y menos precisos para otros documentos como reclamaciones y notificaciones de accidentes. Dado que estos plazos varían según el documento y pueden diferir según el papel que desempeñe en la cadena, la pregunta que los empresarios deberían formularse no es "cuánto tiempo" sino "qué documentos debo poder presentar en cualquier caso, y a quién".
En la práctica, esto se reduce a cuatro tipos de documentos: el análisis de riesgos por producto, la documentación técnica que el fabricante (o quien actúe como tal) ha elaborado o encargado elaborar, las declaraciones e informes de ensayo que ha solicitado a su proveedor, y los registros propios de reclamaciones, incidentes y posibles acciones de retirada del mercado. Quien dude sobre qué papel desempeña en la cadena, y por tanto qué documentos le corresponden, puede obtener una indicación respondiendo a algunas preguntas a través de la verificación de funciones que muestra su posición en la cadena.
Por qué precisamente estos documentos
El análisis de riesgos es el punto de partida: fundamenta por qué un producto se considera seguro para el uso previsto y qué advertencias se derivan de ello. La documentación técnica especifica cómo se ha fabricado, ensayado y evaluado el producto, y para un importador o distribuidor suele ser algo que debe solicitar al fabricante en lugar de elaborar él mismo. Las declaraciones del proveedor, como declaraciones de conformidad, informes de ensayo y especificaciones de materiales, constituyen la prueba de que las solicita y verifica, no de que las invente usted mismo. Y el registro de reclamaciones, que también incluye notificaciones de accidentes o cuasi-accidentes, es el documento que una autoridad de vigilancia solicita en primer lugar cuando algo sale mal, porque demuestra si las señales de alerta se han detectado a tiempo.
El detalle que más a menudo falla aquí
El punto en el que las empresas más frecuentemente tropiezan no es la recopilación de documentos, sino su accesibilidad en el momento en que una autoridad de vigilancia los solicita. Los documentos que se encuentran en un buzón de correo, en un portal de proveedores o con una persona de contacto anterior no cuentan en la práctica si no puede presentarlos dentro de un plazo razonable. A esto se añade que el plazo de conservación suele comenzar a contar desde el momento en que un modelo de producto o un lote se pone en el mercado, no desde la última venta. En el caso de productos que permanecen durante años en el surtido, o lotes que solicita periódicamente, esto significa que debe poder demostrar por modelo o por lote qué versión de la documentación le corresponde, no solo que en algún momento hubo documentación.
Un segundo detalle que a menudo pasa desapercibido: los documentos que solo existen en papel o que se encuentran únicamente con el proveedor son vulnerables cuando esa relación llega a su fin. Quien cambia de proveedor o retira un producto del mercado hace bien en asegurar los documentos subyacentes en ese momento en lugar de confiar en un acceso que más tarde podría no existir.
Cómo ordenar esto sin que se convierta en un proyecto
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen un departamento de cumplimiento independiente, y tampoco es necesario que lo tengan. Lo que sí ayuda es mantener un expediente fijo por producto en el que se reúnan el análisis de riesgos, la documentación técnica, las declaraciones del proveedor y las posibles reclamaciones, para no tener que buscar de nuevo cada vez que surge una pregunta. En la base de conocimientos, organizada por tema se explica qué documento corresponde a cada función y dónde se encuentra en el texto legal; esto último está deliberadamente disponible de forma gratuita, incluso sin cuenta.
La estructuración de esos expedientes, incluido el sistema de cumplimiento interno con registro de reclamaciones y el seguimiento de lo que debe ocurrir por producto, es la parte que gpsria.eu ofrece como sistema de pago. Estructuramos el análisis de riesgos y el expediente, pero no emitimos nosotros mismos una opinión al respecto ni declaramos nunca que un producto cumple la ley; eso sigue siendo responsabilidad suya o de un socio especializado. Lo que cuesta y qué incluye está disponible de forma clara en la página de precios, y cómo se genera la información puede leerlo en la página sobre cómo funciona.
¿Duda sobre qué documentos son relevantes en su situación, o desea primero ver bajo qué función se encuadra antes de empezar a construir un expediente? El análisis rápido gratuito le da una primera indicación al respecto, sin necesidad de registrarse.