Quels documents devez-vous conserver pendant six ans en vertu du GPSR ?
Le règlement prévoit une période de conservation de dix ans pour la documentation technique chez les fabricants, et des périodes plus courtes et moins claires pour d'autres documents tels que les plaintes et les signalements d'incidents. Comme ces délais varient selon le document et peuvent différer selon votre rôle dans la chaîne, la question que les entrepreneurs devraient se poser n'est pas « combien de temps » mais « quels documents dois-je pouvoir présenter en tout état de cause, et à qui ».
En pratique, cela se résume à quatre types de documents : l'analyse de risque par produit, la documentation technique que le fabricant (ou celui qui en tient lieu) a établie ou fait établir, les déclarations et rapports d'essai que vous avez demandés à votre fournisseur, et vos propres registres des plaintes, incidents et éventuelles retraits de produits. Si vous hésitez sur le rôle que vous occupez et donc sur les documents qui vous incombent, vous trouverez une indication via quelques questions sur la vérification des rôles qui indique votre position dans la chaîne.
Pourquoi exactement ces documents
L'analyse de risque est le point de départ : elle justifie pourquoi un produit est considéré comme sûr pour l'usage prévu et quels avertissements en résultent. La documentation technique décrit comment le produit est composé, testé et évalué, et est souvent quelque chose qu'un importateur ou un distributeur doit demander au fabricant plutôt que d'établir lui-même. Les déclarations de votre fournisseur, comme les déclarations de conformité, les rapports d'essai et les fiches techniques des matériaux, constituent la preuve que vous les demandez et les vérifiez, non que vous les inventiez. Et le registre des plaintes, comprenant aussi les signalements d'incidents ou de quasi-incidents, est le document qu'une autorité de surveillance demande en premier lieu dès que quelque chose s'avère problématique, car il montre si les signaux ont été détectés en temps voulu.
Le détail qui pose le plus souvent problème
Le point sur lequel les entreprises achoppent le plus n'est pas la collecte de documents, mais leur accessibilité au moment où une autorité de surveillance les demande. Les documents qui se trouvent quelque part dans une boîte de courrier, sur un portail de fournisseur ou chez une ancienne personne de contact ne comptent en pratique que si vous pouvez les produire dans un délai raisonnable. S'ajoute à cela le fait que la période de conservation commence généralement à courir à partir du moment où un modèle ou un lot de produit est mis sur le marché, non à partir de la dernière vente. Pour les produits qui restent longtemps dans une gamme, ou pour les lots que vous réapprovisionnez régulièrement, cela signifie que vous devez pouvoir attester pour chaque modèle ou lot quelle version de la documentation s'y rapporte, non seulement qu'il y a eu une documentation à un moment donné.
Un deuxième détail souvent négligé : les documents qui n'existent que sur papier ou qui ne se trouvent que chez le fournisseur sont vulnérables une fois cette relation terminée. Si vous changez de fournisseur ou que vous arrêtez un produit, il est judicieux de sécuriser les documents sous-jacents à ce moment-là plutôt que de compter sur un accès qui pourrait ne plus être disponible par la suite.
Comment vous organiser sans que cela ne devienne un projet
La plupart des PME n'ont pas de département de conformité distinct, et ce n'est pas nécessaire. Ce qui aide, c'est de tenir pour chaque produit un dossier fixe contenant l'analyse de risque, la documentation technique, les déclarations du fournisseur et les plaintes éventuelles, afin que vous n'ayez pas à rechercher à nouveau à chaque demande. Dans la base de connaissances, organisée par sujet est expliqué quel document correspond à quel rôle et où le trouver dans le texte de la loi ; ce dernier est volontairement accessible gratuitement, même sans compte.
L'organisation de ces dossiers, y compris le système de conformité interne avec registre des réclamations et la surveillance de ce qui doit être fait par produit, est la partie que gpsria.eu propose comme système payant. Nous organisons l'analyse des risques et le dossier, mais nous n'en donnons jamais nous-mêmes un avis et ne déclarons jamais qu'un produit est conforme à la loi ; cela reste de votre responsabilité ou de celle d'un partenaire spécialisé. Ce que cela coûte et ce que cela contient est présenté de manière claire sur la page tarifaire, et vous pouvez lire comment les informations sont produites sur la page sur le fonctionnement.
Vous hésitez sur les documents pertinents dans votre situation, ou voulez-vous d'abord voir sous quel rôle vous tombez avant de commencer à constituer un dossier ? L'analyse rapide gratuite vous en donne une première indication, sans que vous ayez besoin de vous inscrire.