Kokius dokumentus turite saugoti šešerius metus pagal GPSR?
Reglamentas nustato dešimties metų saugojimo terminą techniniams dokumentams gamintojams, ir trumpesnius, mažiau vienareikšmius terminus kitiems dokumentams, pvz., skundams ir nelaimės ataskaitoms. Kadangi šie terminai skiriasi pagal dokumentą ir gali skirtis priklausomai nuo jūsų vaidmens grandinėje, klausimas, kurį verslininkams geriau būtų keisti, – ne "kiek laiko", bet "kokius dokumentus iš viso turėčiau galėti parodyti ir komet".
Praktikoje tai susiaurina į keturis dokumentų tipus: per produktą atliktą rizikos analizę, techniniųjų dokumentų, kuriuos yra parengęs arba padengęs parengti gamintojas (arba kas jais laikosi), verklarimus ir bandymų ataskaitas, kurias esate paprašę iš savo tiekėjo, ir jūsų nuosavą skundų, incidentų ir galimos prekių atšaukimo tvarkystę. Jei abejojate, kokiam vaidmeniui priklauso, ir todėl kokie dokumentai yra jūsų atsakomybėje, atsakymą galite rasti uždavus kelis klausimus per jūsų padėtį grandinėje rodantį vaidmenų patikrinimą.
Kodėl būtent šie dokumentai
Rizikos analizė yra atspirties taškas: ji pagrindžia, kodėl produktas laikomas saugiu numatytiems naudojimams ir kokia iš to išplaukia įspėjimai. Techninis dokumentas nustato, kaip produktas sudarytas, išbandytas ir įvertintas, ir importuotojui ar platintojui dažnai tai yra tai, ką jis turi paprašyti iš gamintojo, o ne savarankiškai rengti. Tiekėjo pareiškimai, pvz., atitikties deklaracijos, bandymų ataskaitos ir medžiagų specifikacijos, yra jūsų to paprašymo ir patikrinimo įrodymas, o ne jūsų sugalvoti. Ir skundų registras, kuriame taip pat yra nelaimės ar beveik nelaimės pranešimai, yra dokumentas, kurį priežiūros institucija pirmiausiai paprašo kai tik kažkas pasidaro blogai, nes jis rodo, ar signalai buvo laiku pastebėti.
Detalė, kuri čia dažniausiai nepavyksta
Sunkumų taškas, kuriame bendrovės dažniausiai paklystą, – ne dokumentų rinkimas, bet jų pasiekiamumas valandą, kai priežiūros institucija jų paprašo. Dokumentai, kurie yra kažkur pašto dėžutėje, tiekėjo portale arba senam kontakto asmeniui, praktikoje nebeveikia, jei jų negalite pateikti per pagrįstą laiką. Prie to dar pridėta, kad saugojimo terminas paprastai pradeda bėgti nuo momento, kai produkto modelis ar partija pateka į rinką, o ne nuo paskutinio pardavimo. Produktams, kurie išlieka asortimentui ilgai, arba partijoms, kurias periodiškai užsisakote iš naujo, tai reiškia, jog per modelį ar partijos turi sugebėti paaiškinti, kuris dokumentacijos variantas jai priklauso, o ne tik tai, kad dokumentacija buvo.
Antra detalė, kuri dažnai nepakankamais dėmesio susilaukia: dokumentai, kurie egzistuoja tik popierinėje formoje arba yra tik pas tiekėją, yra rizikingi, kai ta relacija baigiasi. Kas keičia tiekėją arba produktą slenka iš asortimento, gerai darytų tuo metu apsaugoti pagrindinius dokumentus saugioje vietoje, o ne pasikliauti prieiga, kuri vėliau gali jau nebepasiekiama.
Kaip tai sutvarkyti be to, kad tai taptų projektu
Dauguma MVĮ neturi atskiros atitikties skyriaus, ir joje nereikia. Kas gerai padeda, yra per produktą vesti nuolatinį dosierą, kuriame kartu yra rizikos analizė, techninis dokumentas, tiekėjo pareiškimai ir bet kokie skundai, taigi nereikia kiekvieną kartą iš naujo ieškoti. Per žinių bazę, suskirsčiusią pagal temą paaiškinta, kuris dokumentas priklauso kuriam vaidmeniui ir kur tą galima rasti norminiame tekstyje; pastaroji yra sąmoningai laisvai prieinama ir be paskyros.
Šių failų struktūrizavimas, įskaitant vidinę atitikties sistemą su skundų registru ir stebėseną, kas turi būti atliekama kiekvienam produktui, yra modulis, kurį gpsria.eu siūlo kaip mokamą sistemą. Mes struktūrizuojame rizikos analizę ir failą, tačiau patys neteikiame jokio sprendimo ir niekada nepareiškiame, kad produktas atitinka įstatymą; tai lieka jūsų atsakomybei arba specializuoto partnerio. Kokia tai kaina ir ką tai apima, aiškiai pateikiama kainų puslapyje, o kaip informacija susidaro, galite perskaityti puslapyje apie tai, kaip tai veikia.
Abejojate, kurie dokumentai jūsų situacijoje yra aktualūs, ar norite pirmiausia pamatyti, į kurias pareigas priskiriami, kol pradėsite kurti failą? Nemokama greita apžvalga tam suteikia pirmą orientaciją, nereikalaudama registruotis.