Quais documentos deve manter durante seis anos sob a GPSR?
O regulamento estabelece um prazo de conservação de dez anos para a documentação técnica junto aos fabricantes, e prazos mais curtos e menos precisos para outros documentos como reclamações e notificações de acidentes. Como estes prazos variam consoante o documento e podem diferir conforme o papel na cadeia, a pergunta que os empresários fariam melhor em colocar-se a si próprios não é "durante quanto tempo" mas "que documentos tenho que ser capaz de apresentar, e a quem".
Na prática, isto reduz-se a quatro tipos de documentos: a análise de riscos por produto, a documentação técnica que o fabricante (ou quem faz esse papel) preparou ou mandou preparar, as declarações e relatórios de teste que solicitou ao seu fornecedor, e seus próprios registos de reclamações, incidentes e eventuais ações de recall. Quem tiver dúvidas sobre que papel desempenha e, portanto, que documentos lhe cabem, encontra uma indicação com algumas perguntas através de a verificação de papéis que lhe mostra a sua posição na cadeia.
Porque é que precisamente estes documentos
A análise de riscos é o ponto de partida: fundamenta porque é que um produto é considerado seguro para o uso pretendido e que avisos daí resultam. A documentação técnica estabelece como o produto é composto, testado e avaliado, e para um importador ou distribuidor é frequentemente algo que deve solicitar ao fabricante em vez de elaborar ele próprio. As declarações do fornecedor, como declarações de conformidade, relatórios de teste e especificações de materiais, constituem a prova de que solicita e verifica, não que as inventa. E o registo de reclamações, incluindo notificações de acidentes ou quase-acidentes, é o documento que uma autoridade de supervisão solicita em primeiro lugar assim que algo corre mal, porque mostra se os sinais foram detetados atempadamente.
O detalhe onde mais frequentemente falha
O ponto onde as empresas mais tropeçam não é na recolha de documentos, mas na sua rastreabilidade no momento em que uma autoridade de supervisão os solicita. Documentos que estão algures numa caixa de correio, num portal de fornecedores ou com uma antiga pessoa de contacto, na prática não contam se não os conseguir apresentar dentro de um prazo razoável. Além disso, o prazo de conservação geralmente começa a contar a partir do momento em que um modelo de produto ou lote é colocado no mercado, não a partir da última venda. Para produtos que permanecem num sortimento durante anos, ou para lotes que encomendar periodicamente, isto significa que tem de ser capaz de demonstrar por modelo ou por lote que versão da documentação lhe corresponde, não apenas que havia documentação alguma vez.
Um segundo detalhe que frequentemente não recebe atenção: documentos que existem apenas em papel ou apenas junto do fornecedor estão em risco assim que essa relação termina. Quem muda de fornecedor ou descontinua um produto faz bem em salvaguardar os documentos subjacentes nesse momento em vez de confiar num acesso que mais tarde pode deixar de existir.
Como organizar isto sem que se torne um projeto
A maioria das PME não tem um departamento de compliance separado, e isso não é necessário. O que ajuda é manter um dossiê fixo por produto no qual a análise de riscos, documentação técnica, declarações de fornecedores e eventuais reclamações estejam juntos, para não ter de procurar de novo sempre que é feita uma pergunta. Em a base de conhecimentos, organizada por tema está explicado que documento corresponde a que papel e onde se encontra isso no texto legal; isto é deliberadamente acessível gratuitamente, também sem conta.
A estruturação desses dossiês, incluindo o sistema interno de conformidade com registo de reclamações e a monitorização do que deve acontecer por produto, é a componente que a gpsria.eu oferece como sistema pago. Nós estruturamos a análise de risco e o dossiê, mas não emitimos nós próprios uma opinião sobre ele e nunca declaramos que um produto está em conformidade com a lei; isso permanece consigo ou com um parceiro especializado. O que isso custa e o que está incluído está claramente apresentado na página de preços, e pode ler como a informação é produzida em a página sobre como funciona.
Tem dúvidas sobre quais documentos são relevantes na sua situação, ou pretende primeiro verificar sob qual função se enquadra antes de começar a construir um dossiê? A verificação rápida gratuita fornece uma primeira indicação para isso, sem necessidade de se registar.