Hvilke dokumenter skal du opbevare i seks år under GPSR?
Forordningen fastsætter en opbevaringstid på ti år for teknisk dokumentation hos producenter, og kortere, mindre præcise tidsrammer for andre dokumenter såsom klager og meddelelser om ulykker. Fordi disse tidsrammer varierer fra dokument til dokument og kan afvige afhængigt af din rolle i værdikæden, er det spørgsmål, som virksomhedsledere bedre kan stille sig selv, ikke "hvor længe", men "hvilke dokumenter skal jeg overhovedet kunne fremvise, og til hvem".
I praksis kommer det ned til fire typer dokumenter: risikovurderingen pr. produkt, den tekniske dokumentation, som producenten (eller den, der optræder som sådan) har udarbejdet eller fået udarbejdet, de erklæringer og testrapporter, som du har anmodet din leverandør om, og din egen registrering af klager, hændelser og eventuelle tilbagekaldelser. Hvis du er usikker på, hvilken rolle du udfylder, og dermed hvilke dokumenter, der er dit ansvar, finder du en indikation gennem nogle få spørgsmål via rollen-tjekket, som viser din position i værdikæden.
Hvorfor netop disse dokumenter
Risikovurderingen er udgangspunktet: den dokumenterer, hvorfor et produkt anses for sikkert til det tilsigtede brug, og hvilke advarsler der følger deraf. Den tekniske dokumentation fastsætter, hvordan produktet er sammensat, testet og vurderet, og for en importør eller distributør er det ofte noget, som han skal anmode producenten om i stedet for selv at udarbejde. Leverandørens erklæringer, såsom overensstemmelseserklæringer, testrapporter og materialespecifikationer, udgør beviset for, at du anmoder om og kontrollerer dem, ikke at du selv opfinder dem. Og klageregistret, som også indeholder meddelelser om ulykker eller næsten-ulykker, er det dokument, som en tilsynsmyndighed anmoder om først, når noget går galt, fordi det viser, om signaler blev opfanget rettidigt.
Det detalje, hvor det oftest går galt
Det område, hvor virksomheder hyppigst støder på problemer, er ikke indsamling af dokumenter, men deres tilgængelighed, når en tilsynsmyndighed anmoder om dem. Dokumenter, som ligger i en postkasse, på en leverandørportal eller hos en tidligere kontaktperson, tæller i praksis ikke som tilgængelige, hvis du ikke kan fremvise dem inden for rimelig tid. Hertil kommer, at opbevaringstiden sædvanligvis begynder at løbe fra det tidspunkt, hvor en produktmodel eller batch markedsføres, ikke fra det seneste salg. For produkter, som forbliver på markedet i mange år, eller for batcher, som du genbestiller periodisk, betyder det, at du for hver model eller batch skal kunne dokumentere, hvilken version af dokumentationen, der hører til, ikke blot at der engang var dokumentation.
Et andet detalje, som ofte bliver overset: dokumenter, som kun eksisterer på papir, eller som kun ligger hos leverandøren, er sårbare, når det forhold ophører. Hvis du skifter leverandør eller udgår et produkt, er det fornuftigt at sikre de underliggende dokumenter på det tidspunkt i stedet for at stole på adgang, som måske ikke længere findes senere.
Hvordan du organiserer dette uden at det bliver et projekt
De fleste små og mellemstore virksomheder har ingen separat compliance-afdeling, og det behøver der heller ikke at være. Hvad der hjælper, er at opretholde en fast mappe pr. produkt, hvor risikovurderingen, teknisk dokumentation, leverandørerklæringer og eventuelle klager ligger sammen, så du ikke behøver at søge forfra hver gang, der stilles spørgsmål. I vidensbanken, ordnet efter emne, er det præciseret, hvilket dokument, der hører til hvilken rolle, og hvor det findes i lovteksten; det sidste er bevidst frit tilgængeligt, også uden konto.
Struktureringen af disse dossierer, herunder det interne compliance-system med klageregister og overvågningen af, hvad der skal ske pr. produkt, er den del, som gpsria.eu tilbyder som betalt system. Vi strukturerer risikoanalysen og dossierent, men giver ikke selv en vurdering heraf og erklærer aldrig, at et produkt overholder loven; det er op til jer selv eller til en specialiseret partner. Hvad det koster, og hvad det indeholder, står klart på prisside, og hvordan oplysningerne kommer til stand, kan I læse på siden om hvordan det fungerer.
Er I i tvivl om, hvilke dokumenter der er relevante i jeres situation, eller vil I først se, under hvilken rolle I falder, før I begynder at opbygge et dossier? Den gratis quick-scan giver en første indikation heraf, uden at I behøver at registrere jer.