devo conservare un fascicolo tecnico se il mio prodotto non ha mai causato problemi

Un fascicolo è collegato al ruolo, non allo stato dei reclami

Sì, nella maggior parte dei casi l'obbligo di disporre di un'analisi dei rischi e di una documentazione tecnica rimane in vigore, anche se un prodotto non ha mai generato reclami o incidenti. Questo obbligo non è infatti collegato a ciò che è accaduto fino ad ora, ma al ruolo che una persona ricopre nella catena. Chi è qualificato come fabbricante immette il prodotto sul mercato e da quel momento assume la responsabilità di dimostrare che i rischi sono stati considerati in anticipo, non retroattivamente quando risulta che qualcosa è andato male.

Questo tocca immediatamente la trappola più sottovalutata della GPSR: chi vende prodotti con il proprio nome o marchio è considerato fabbricante, anche se il prodotto è semplicemente acquistato da una fabbrica e ha solo un proprio logo apposto. Per tale soggetto, uno storico privo di reclami non cambia l'obbligo di disporre di un fascicolo. Un distributore — qualcuno che rivende prodotti sotto il marchio di un altro senza modificarli — non ha proprio questo specifico obbligo di documentazione; quel ruolo deve principalmente essere in grado di indirizzare a chi è responsabile e trasmettere le informazioni fornite dal fascicolo già redatto. La differenza non sta quindi in "è mai successo qualcosa di sbagliato", ma in "quale ruolo viene svolto qui". Il dubbio al riguardo è esattamente dove la domanda su quale ruolo una persona ricopre nella catena viene sviluppata.

Fonte normativa: articoli 9 e 18

L'articolo 9 della Verordnung (EU) 2023/988 obbliga il fabbricante a condurre un'analisi interna dei rischi e a redigere la documentazione tecnica, indipendentemente da un incidente segnalato; l'articolo 18 disciplina inoltre la tracciabilità e il periodo di conservazione di tale documentazione. Ciò che esattamente deve essere incluso in tale fascicolo e come l'analisi dei rischi viene strutturata è descritto in la redazione di un'analisi dei rischi e di una documentazione tecnica; le domande sul periodo di conservazione stesso sono affrontate in il periodo di conservazione della documentazione del prodotto.