czy muszę prowadzić dokumentację techniczną, jeśli mój produkt nigdy nie sprawiał problemów

Plik należy do roli, a nie do statusu reklamacji

Tak, w większości przypadków obowiązek posiadania analizy ryzyka i dokumentacji technicznej pozostaje w mocy, nawet jeśli produkt nigdy nie spowodował reklamacji lub incydentów. Obowiązek ten bowiem nie jest powiązany z tym, co miało miejsce do tej pory, ale z rolą, którą osoba pełni w łańcuchu dostaw. Kto uznawany jest za producenta, udostępnia produkt na rynku i od tego momentu ponosi odpowiedzialność za wykazanie, że zastanowiono się nad zagrożeniami — wcześniej, a nie później, gdy okaże się, że coś poszło nie tak.

To natychmiast ujawnia najczęściej niedoceniany błąd GPSR: kto sprzedaje produkty pod własną nazwą lub marką, uznawany jest za producenta, nawet jeśli produkt został po prostu zakupiony u wytwórcy i jedynie na niego nałożone własne logo. Dla tej strony czysta historia reklamacji nie zmienia obowiązku posiadania pliku. Dystrybutor — osoba, która odsprzedaje produkty pod marką innej firmy bez ich modyfikacji — nie ma tego konkretnego obowiązku dokumentacji; ta rola powinna przede wszystkim być w stanie wskazać, kto jest odpowiedzialny, i udostępnić informacje zawarte w już sporządzonym pliku. Różnica tkwi zatem nie w tym, "czy kiedykolwiek coś poszło nie tak", ale w "jaką rolę pełni się tutaj". Wątpliwości w tej sprawie są dokładnie tam, gdzie pytanie o to, jaką rolę osoba pełni w łańcuchu dostaw jest wyjaśniane.

Gdzie to wynika: artykuł 9 i artykuł 18

Artykuł 9 rozporządzenia (UE) 2023/988 zobowiązuje producenta do przeprowadzenia wewnętrznej analizy ryzyka i sporządzenia dokumentacji technicznej, niezależnie od zgłoszonego incydentu; artykuł 18 reguluje ponadto identyfikowalność i okres przechowywania tej dokumentacji. To, co dokładnie musi zawierać plik i jak budowana jest analiza ryzyka, opisano w sporządzeniu analizy ryzyka i dokumentacji technicznej; pytania dotyczące samego okresu przechowywania poruszane są w okresie przechowywania dokumentacji produktu.